Aa Aa Aa
Aa Aa Aa
Прочитати вголос
Зупинити читання

Життя без паперу в офісі — досвід країн та компаній

Žyttja bez paperu v ofisi — dosvid kraїn ta kompanij

Паперові документи, довідки, копії та квитанції не дають спокійно жити вашим колегам, бухгалтерам та керівництву? Можливо, тому, що надворі — 2018 рік, і паперове «царство» слід замінити на електронні технології. Спробуємо розібратися, чи можливе життя без стосів паперу на робочому столі
Paperovi dokumenty, dovidky, kopiї ta kvytanciї ne dajuť spokijno žyty vašym kolegam, buhgalteram ta kerivnyctvu? Možlyvo, tomu, ščo nadvori — 2018 rik, i paperove «carstvo» slid zaminyty na elektronni tehnologiї. Sprobujemo rozibratysja, čy možlyve žyttja bez stosiv paperu na robočomu stoli
Čytaty latynkoju

Спеціальні можливості

Прочитати вголос
Зупинити читання
Контрастна версія
  Звичний папір — непомітні втрати. Майже половина усього роздрукованого на папері викидається у смітник у той же чи на наступний день після друку. А якщо підрахувати цифри за рік, то виявиться, що один працівник викидає за цей період приблизно 160 кг паперових відходів. Вражають також інші дані. Йдеться про витрати на виробництво 1 тонни паперу. Для її виготовлення вирубують мінімум 17 дерев. А якщо порахувати й інші ресурси — 4 тис кВт електроенергії, 240 л палива й 26 тис л води — цифри приголомшують. Зростають і обсяги використання паперу — за останнє 20-річчя вони збільшилися на чверть. Де можна повністю відмовитися від паперу, а де – зменшити його використання до мінімуму? Що у цьому напрямі можна на рівні держави, у власній компанії, на своєму робочому місці й удома? Упровадження електронного врядування. Показовий досвід електронного врядування – у Австрії. Завдяки запровадженим в країні сервісам будь-яку довідку чи документ можна отримати онлайн. А для того, щоби переконати людей більше користуватися такими нововведеннями, застосовуються часові переваги. Читайте також: Приклад для України — чим вабить електронна Естонія Наприклад, за запитом надходить перший лист із потрібним документом. Якщо користувач не відкриває його протягом 7 днів, йому надсилають лист повторно. І тільки за умови, другий не було прочитано протягом 30 днів, людина отримує паперовий аналог. Результат впровадження електронного врядування в Австрії – економія 60 тонн паперу щорічно. Україна ж, хоч і не може поки похвалитися повноцінним електронним урядом, теж має деякі переваги у цій галузі. Наприклад, уже декілька років ефективно працює система ProZorro, яка повністю замінила паперові державні тендери електронними закупівлями. Проводити електронні перевірки має намір і податкова, яка планує планує почати перевірки бізнесу онлайн вже у 2018 році. Перехід бізнесу на електронний документообіг. Величезні стоси документів, шафи з теками, кімнати, задіяні під архіви — така ситуація знайома чи не кожній компанії. Але тенденції змінюються. Бізнес уже відмовляється від паперових бізнес-процесів і замінює їх на електронні. Протягом 2017 року понад 18 тис компаній почали обмінюватися електронними документами, і це тільки ті, які використовують онлайн-сервіс Вчасно. За цей період у сервісі було сформовано 380 тис документів. Якщо ж говорити про фінансову економію, то тільки за один місяць користування електронним документообігом торговельний майданчик Zakupki.Prom.ua зекономив понад 200 тис грн. За умови паперового документообігу ці гроші були би витрачено на папір та поштові операції. Обсяги використання паперу у 3,5 рази вдалося скоротити автотранспортній компанії Delivery. Завдяки переходу на електронні документи вони не тільки заощадили кошти й ресурси, а врятували принаймні кілька десятків дерев. Свідоме використання паперу в повсякденному житті. Використовувати менше паперу можна не тільки на рівні держави чи у великих компаніях. Це може робити й кожен із нас у повсякденному житті. Наприклад, збираючись у кіно чи на концерт, можна купувати онлайн-квитки й на вході показувати їх на телефоні. Нотатники, щоденники і блокноти для записів теж можна поступово прибирати з обігу. Нині є чимало додатків для смартфонів для планування та нотаток на будь-який смак. Якщо ж повністю відмовитися від використання паперу повністю немає змоги, варто замислитися про його друге життя. Можна дуже швидко сформувати звичку викидати паперові відходи в окремий контейнер, а потім здавати його на подальшу переробку, а не просто викидати у смітник. Вже сьогодні можна почати життя без паперу. Принаймні, можна вже починати поступово від нього відмовлятися. Просто коли ж ви знову захочете почати новий блокнот, а рука потягнеться роздрукувати щось без нагальної потреби, пам’ятайте  –  є чимало ефективних способів занотувати чи прочитати це в електронному форматі.

Звичний папір — непомітні втрати

Майже половина усього роздрукованого на папері викидається у смітник у той же чи на наступний день після друку. А якщо підрахувати цифри за рік, то виявиться, що один працівник викидає за цей період приблизно 160 кг паперових відходів.

Вражають також інші дані. Йдеться про витрати на виробництво 1 тонни паперу. Для її виготовлення вирубують мінімум 17 дерев. А якщо порахувати й інші ресурси — 4 тис кВт електроенергії, 240 л палива й 26 тис л води — цифри приголомшують. Зростають і обсяги використання паперу — за останнє 20-річчя вони збільшилися на чверть.

Де можна повністю відмовитися від паперу, а де – зменшити його використання до мінімуму? Що у цьому напрямі можна на рівні держави, у власній компанії, на своєму робочому місці й удома?

Упровадження електронного врядування

Показовий досвід електронного врядування – у Австрії. Завдяки запровадженим в країні сервісам будь-яку довідку чи документ можна отримати онлайн. А для того, щоби переконати людей більше користуватися такими нововведеннями, застосовуються часові переваги.

Читайте також: Приклад для України — чим вабить електронна Естонія

Наприклад, за запитом надходить перший лист із потрібним документом. Якщо користувач не відкриває його протягом 7 днів, йому надсилають лист повторно. І тільки за умови, другий не було прочитано протягом 30 днів, людина отримує паперовий аналог. Результат впровадження електронного врядування в Австрії – економія 60 тонн паперу щорічно.

Україна ж, хоч і не може поки похвалитися повноцінним електронним урядом, теж має деякі переваги у цій галузі. Наприклад, уже декілька років ефективно працює система ProZorro, яка повністю замінила паперові державні тендери електронними закупівлями. Проводити електронні перевірки має намір і податкова, яка планує планує почати перевірки бізнесу онлайн вже у 2018 році.

Перехід бізнесу на електронний документообіг

Величезні стоси документів, шафи з теками, кімнати, задіяні під архіви — така ситуація знайома чи не кожній компанії. Але тенденції змінюються. Бізнес уже відмовляється від паперових бізнес-процесів і замінює їх на електронні.

Протягом 2017 року понад 18 тис компаній почали обмінюватися електронними документами, і це тільки ті, які використовують онлайн-сервіс «Вчасно». За цей період у сервісі було сформовано 380 тис документів.

Життя без паперу в офісі — досвід країн та компаній

Якщо ж говорити про фінансову економію, то тільки за один місяць користування електронним документообігом торговельний майданчик Zakupki.Prom.ua зекономив понад 200 тис грн. За умови паперового документообігу ці гроші були би витрачено на папір та поштові операції. Обсяги використання паперу у 3,5 рази вдалося скоротити автотранспортній компанії Delivery. Завдяки переходу на електронні документи вони не тільки заощадили кошти й ресурси, а врятували принаймні кілька десятків дерев.

Свідоме використання паперу в повсякденному житті

Використовувати менше паперу можна не тільки на рівні держави чи у великих компаніях. Це може робити й кожен із нас у повсякденному житті. Наприклад, збираючись у кіно чи на концерт, можна купувати онлайн-квитки й на вході показувати їх на телефоні.

Нотатники, щоденники і блокноти для записів теж можна поступово прибирати з обігу. Нині є чимало додатків для смартфонів для планування та нотаток на будь-який смак.

Якщо ж повністю відмовитися від використання паперу повністю немає змоги, варто замислитися про його «друге життя». Можна дуже швидко сформувати звичку викидати паперові відходи в окремий контейнер, а потім здавати його на подальшу переробку, а не просто викидати у смітник.

Вже сьогодні можна почати життя без паперу. Принаймні, можна вже починати поступово від нього відмовлятися. Просто коли ж ви знову захочете почати новий блокнот, а рука потягнеться роздрукувати щось без нагальної потреби, пам’ятайте  –  є чимало ефективних способів занотувати чи прочитати це в електронному форматі.

Тамара Кучугурна

Директорка із розвитку онлайн-сервісу «Вчасно»

Додати коментар

Такий e-mail вже зареєстровано. Скористуйтеся формою входу або введіть інший.

Ви вказали некоректні логін або пароль

Вибачте, для коментування необхідно увійти.

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: