Життя без паперу в офісі — досвід країн та компаній

Звичний папір — непомітні втрати

Майже половина усього роздрукованого на папері викидається у смітник у той же чи на наступний день після друку. А якщо підрахувати цифри за рік, то виявиться, що один працівник викидає за цей період приблизно 160 кг паперових відходів.

Вражають також інші дані. Йдеться про витрати на виробництво 1 тонни паперу. Для її виготовлення вирубують мінімум 17 дерев. А якщо порахувати й інші ресурси — 4 тис кВт електроенергії, 240 л палива й 26 тис л води — цифри приголомшують. Зростають і обсяги використання паперу — за останнє 20-річчя вони збільшилися на чверть.

Де можна повністю відмовитися від паперу, а де – зменшити його використання до мінімуму? Що у цьому напрямі можна на рівні держави, у власній компанії, на своєму робочому місці й удома?

Упровадження електронного врядування

Показовий досвід електронного врядування – у Австрії. Завдяки запровадженим в країні сервісам будь-яку довідку чи документ можна отримати онлайн. А для того, щоби переконати людей більше користуватися такими нововведеннями, застосовуються часові переваги.

Наприклад, за запитом надходить перший лист із потрібним документом. Якщо користувач не відкриває його протягом 7 днів, йому надсилають лист повторно. І тільки за умови, другий не було прочитано протягом 30 днів, людина отримує паперовий аналог. Результат впровадження електронного врядування в Австрії – економія 60 тонн паперу щорічно.

Україна ж, хоч і не може поки похвалитися повноцінним електронним урядом, теж має деякі переваги у цій галузі. Наприклад, уже декілька років ефективно працює система ProZorroПро ProZorro, чиновників без премій і знову ФОП — суспільні новини тижня, яка повністю замінила паперові державні тендери електронними закупівлями. Проводити електронні перевірки має намір і податкова, яка планує планує почати перевіркиВ Україні запустили онлайн-портал із графіком перевірок бізнесу на 2018 рік бізнесу онлайн вже у 2018 році.

Перехід бізнесу на електронний документообіг

Величезні стоси документів, шафи з теками, кімнати, задіяні під архіви — така ситуація знайома чи не кожній компанії. Але тенденції змінюються. Бізнес уже відмовляється від паперових бізнес-процесів і замінює їх на електронні.

Протягом 2017 року понад 18 тис компаній почали обмінюватися електронними документами, і це тільки ті, які використовують онлайн-сервіс «Вчасно». За цей період у сервісі було сформовано 380 тис документів.

Якщо ж говорити про фінансову економію, то тільки за один місяць користування електронним документообігом торговельний майданчик Zakupki.Prom.uaОнлайн-бізнес та покупці в Україні — від можливостей до викликів зекономив понад 200 тис грн. За умови паперового документообігу ці гроші були би витрачено на папір та поштові операції. Обсяги використання паперу у 3,5 рази вдалося скоротити автотранспортній компанії Delivery. Завдяки переходу на електронні документи вони не тільки заощадили кошти й ресурси, а врятували принаймні кілька десятків дерев.

Свідоме використання паперу в повсякденному житті

Використовувати менше паперу можна не тільки на рівні держави чи у великих компаніях. Це може робити й кожен із нас у повсякденному житті. Наприклад, збираючись у кіно чи на концерт, можна купувати онлайн-квиткиМаксим Плахтій, CEO Karabas.com: «Конкуренція зараз — у площині технологій» й на вході показувати їх на телефоні.

Нотатники, щоденники і блокноти для записів теж можна поступово прибирати з обігу. Нині є чимало додатків для смартфонівЯк зробити свій 2018-й результативним — рецепти для керівників для планування та нотаток на будь-який смак.

Якщо ж повністю відмовитися від використання паперу повністю немає змоги, варто замислитися про його «друге життя». Можна дуже швидко сформувати звичку викидати паперові відходи в окремий контейнер, а потім здавати його на подальшу переробку, а не просто викидати у смітник.

Вже сьогодні можна почати життя без паперу. Принаймні, можна вже починати поступово від нього відмовлятися. Просто коли ж ви знову захочете почати новий блокнот, а рука потягнеться роздрукувати щось без нагальної потреби, пам’ятайте  –  є чимало ефективних способів занотувати60 онлайн-інструментів для маркетолога на щодень від команди Buffer чи прочитати це в електронному форматі.