eyvind
Уявіть дівчину Марію, яка є менеджеркою певного Проєкту, і хоче отримати на нього грант. На її прикладі ми розберемо як відбувається процес отримання гранту, про що потрібно пам’ятати під час реалізації проєкту та як правильно доповідати про результати.
У 2014 році Європейський Союз запустив найбільш амбітну рамкову програму з підтримки культурного, креативного та аудіовізуального секторів у своїй історії під назвою «Креативна Європа». Взяти участь у цій програмі можуть і проєкти з України.
Отже, перше, що потрібно Марії — це дізнатися як працює програма, до якої підпрограми віднести свій Проєкт, як подати заявку, та всі інші деталі.
Де це можна зробити?
- На сайті Національного бюро програми ЄС «Креативна Європа» в Україні
- На офіційному сайті «Креативної Європи»
- Звернутися до Національного бюро програми ЄС «Креативна Європа» в Україні
Також Марія може звернутися по допомогу до наших матеріалів з циклу «Креативна Європа», де ми детально розповіли багато цікавих речей про програму, зокрема:
➡️ ? 5 міфів про грантові програми: чому отримати грант простіше, ніж ви думаєте
➡️ ? €1,5 мільярди на креатив: що таке програма ЄС «Креативна Європа» та як скористатися її перевагами
➡️ ? Культурна столиця Європи: як мистецтво дає містам нове життя
➡️ ? Як економізувати культурні та креативні проєкти: досвід інших країн та чи можливо в Україні
➡️ ?? 8 найяскравіших проєктів, профінансованих програмою ЄС «Креативна Європа»: як стати одним з них
В рамках Проєкту організація Марії — Головний партнер. Це офіційний термін, котрий означає те, що саме ця організація відповідатиме за юридичні формальності та фінансову звітність, а також комунікуватиме з Агенцією, що видає грант та контролює реалізацію проєкту. Головний партнер може мати кількох інших партнерів.
Агенція (тут і далі) — це Виконавча агенція з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури (EACEA) Європейської Комісії. Орган, який відповідає за програму «Креативна Європа».
Перед подачею заявки на грант, всі партнери мають заключити Меморандум про співпрацю. Хоча наявність такого документу — обов’язкова умова для отримання гранту, це не порожня формальність. Меморандум містить зафіксовані на папері обов’язки та права всіх партнерів проєкту — це дозволить уникнути конфліктних ситуацій і врешті допоможе довести проєкт до успішного завершення.
Коли всі партнери з’ясували між собою стосунки та розподілили обов’язки, настав час сформувати стратегію та план. Що треба зробити:
- Скласти план реалізації проєкту, комунікації та його промотування — за участю всіх партнерів
- Визначити, чого ви очікуєте від вашого проєкту — який вплив він має скласти на певну спільноту чи суспільство в цілому. Важливо пам’ятати, що ваш проєкт мусить бути корисним для всього континенту в цілому
- Зрозуміти, як ви будете вимірювати цей вплив — визначити показники, за якими ви зрозумієте, чи проєкт був успішним
- Виявити, як використати результати проєкту — для кого вони будуть корисними
Окремо варто зупинитися на останньому пункті. Завершення проєкту — це не кінець його життя. Дані, які ви отримали в результаті проєкту, можуть стати у нагоді комусь ще, а ви можете отримати додаткове охоплення в медіа, розповівши про свій досвід з реалізації проєкту або співпраці з «Креативною Європою».
Обов’язково розглядайте такі можливості, адже вони допоможуть вам у майбутньому.
Отже, зобов’язання зрозумілі, план складено, заявку подано, і нарешті всі зусилля виправдано — Агенція схвалила грант! Вітаємо Марію та всю команду Проєкту. Але це лише початок. Далі — місяці кропіткої роботи над реалізацією проєкту.
Як давати життя власним ідеям, ми вас вчити не будемо, але нагадаємо декілька принципових моментів, які важливо пам’ятати під час роботи над проєктом:
- Для початку, варто запустити сайт та/або профілі у соцмережах для проєкту. У XXI столітті краще, щоб вас було легко нагуглити та знайти ваші контакти. Також не забувайте оновлювати інформацію про себе, якщо є зміни або якийсь рух по проєкту
- На всіх матеріалах проєкту необхідно вказати, що він реалізований за підтримки «Креативної Європи»
Організація Марії є Головним партнером, а отже на ній лежить відповідальність за те, щоб доносити всім партнерам важливу інформацію від агенції. Кожному проєктові призначений спеціальний менеджер, який слідкуватиме за прогресом. Зокрема:
- Читати ваш сайт та сторінки у соцмережах
- Уточнювати етап, на якому знаходиться проєкт
- Уточнювати статус того чи іншого заходу, якщо такий планується — як проходить його підготовка
- А у виключних випадках представники агенції навіть можуть завітати на захід
Для комунікації з ним Марії необхідно знати англійську. Водночас, разом із контрольною функцією такий менеджер зможе і допомагати з реалізацією проєкту. Таким чином, якщо в будь-кого з партнерів виникне питання, Марія зможе зв’язатися з менеджером та дізнатися всі деталі.
Цією ділянкою роботи досить часто нехтують, особливо в Україні. Існує шкідливий стереотип, ніби медіа саме вийде на проєкт, якщо він цікавий. На жаль, це так не працює. Сьогодні світ настільки переповнений інформацією, що журналісти швидше не шукають інформаційні приводи, а фільтрують нескінченний потік. Тому з медіа необхідно займати проактивну позицію. Чудово, що наша Марія це розуміє. Тому вона ще на етапі планування:
- продумала активності, які могли б звернути увагу журналістів
- знайшла спеціаліста, який займатиметься написанням та розсилкою прес-релізів
- просто у заявці заклала бюджет на рекламу у профільних для проєкту медіа
Ви можете давати інтерв’ю, розміщувати статті й колонки, давати експертні коментарі, проводити публічні заходи, майстеркласи або створювати спецпроєкти. В будь-якому разі, не мовчіть — вплив проєкту на спільноту є одним із найважливіших критеріїв успішності проєкту.
Для того, аби доносити цінність свого проєкту до всіх стейкхолдерів, необхідно брати участь у різноманітних заходах. Галузеві конференції та мітапи принесуть користь проєктові безпосередньо, адже ви зможете не лише розповісти про себе, але й почерпнути цікаві ідеї.
Окремо також варто виділити офіційні заходи в рамках програми ЄС «Креативна Європа» для її учасників, на яких можна поспілкуватися як зі своїм менеджером, так і з іншими важливими людьми.
Також потрібно і самим організовувати заходи та запрошувати на них усіх, кого ви вважаєте стейкхолдерами проєкту. Лишень на забудьте вказати бюджет на проведення заходів у заявці на грант, адже інакше вам не зможуть відшкодувати кошти на їх проведення.
Пам’ятаєте, з самого початку ми з Марією визначали показники, за якими мали б виміряти вплив Проєкту? Звісно, Марія, як відповідальна менеджерка, моніторила й сама ці показники протягом всієї реалізації проєкту. Але зараз настав час зрозуміти — наскільки Проєкт виявився успішним, чи достукався він сердець та умів аудиторії. Що потрібно виміряти обов’язково:
- показники сайту
- кількість зустрічей з ключовими стейкхолдерами
- кількість тих, хто був залучений до проєкту — відвідав вашу виставку, послухав музику, обговорив проблематику тощо
- медіаохоплення — скільки видань про вас написало, в якому ключі тощо
- показники у соцмережах
Та інші метрики, які здалися вам важливими на самому початку. Також варто відслідкувати, чи зчинив ваш проєкт вплив на суспільство: можливо, змінились якісь правила, закони чи усталені традиції. Це було б чудовим результатом.
Нарешті, настав час фінального звіту. Для цього наша героїня старанно записувала всі витрати протягом роботи над проєктом та слідкувала, щоб усі вони були прийнятними.
Неприйнятними витратами є ті, які ви не узгодили у своїй грантовій заявці. Наприклад, якщо ви провели захід, витрат на котрий не було у заявці, їх вам не відшкодують. Але на такі непередбачувані випадки існує можливість додаткового договору. Обґрунтуйте та узгодьте додаткові витрати з менеджером Агенції, підпишіть необхідні документи, і тоді зможете отримати відшкодування і цих витрат.
Загалом, фінальний звіт складається з таких частин:
- Final narrative technical report
- Final financial statement
- Audit certificate
- Declaration on honour
Пам’ятайте, що відповідальне ставлення до грантових коштів — запорука вашої ділової репутації та неабиякий фактор у ймовірності отримувати грантове фінансування на майбутні проєкти.
***
Сподіваємося, матеріал допоміг вам розібратися з програмою ЄС «Креативна Європа» та показав, що це справа серйозна, але не така складна, як здається на перший погляд. «Креативна Європа» — чудова можливість реалізувати свої творчі задумки і покращити суспільне життя в Україні та на континенті в цілому.
Якщо у вас залишилися питання, звертайтесь на пошту [email protected] (Національне бюро програми ЄС «Креативна Європа» в Україні).
Авторка ілюстрацій: Вікторія Оваденко