Станіслав Троянов
В кінці жовтня ми вперше провели
? Відбувся Ukrainian Israeli Innovation Summit — підсумки заходу Ukrainian Israeli Innovation Summit у гібридному форматі офлайн-онлайн. Це було непросте рішення, адже не було впевненості, що без «бізнес-хімії» особистих зустрічей івент буде ефективним. Крім того, зараз так багато онлайн-заходів, треба знайти правильний підхід, щоб не залишитися у пам’яті учасників ще одним вебінаром.
Але ми зважилися, провели конференцію та перемогли! А потім проаналізували проведену роботу і хочемо поділитися висновками — що необхідно врахувати при переході в онлайн, щоб захід не втрачав, а лише набував.
? Які можливості відкривав перед нами онлайн?
- провести саміт, в той час, коли багато щорічних світових конференцій скасовується
- провести саміт з дотриманням всіх заходів і пересторог, яких вимагає карантин
- залучити спікерів найвищого рівня, у яких навряд чи знайдеться час і можливість бути присутніми
- нарешті ми залучити до участі більше людей – нашої щорічною оффлайн-проблемою був солд-аут, ми планували одну кількість гостей, збирали у два рази більше і змушені були відмовляти через те, що не вистачало місця.
? Як скористатися цими можливостями з максимальним ККД?
Один з наших спікерів, глава DLD Йоссі Варді, «хрещений батько» ізраїльської екосистеми стартапів сказав: головне питання 2020 року — «Ти мене чуєш?!» Це говорить про те, що в онлайні завжди є ризик форс-мажору і до цього треба бути готовими. Але можна його мінімізувати, для цього ми сформулювали 10 лайфхаків.
? Знайдіть надійного партнера, зберіть дійсно професійну команду
У цьому сенсі нам дуже пощастило, оскільки співорганізатором саміту стала одна з найбільших технологічних компаній Sigma Software. Її співробітники — професіонали для яких немає слів «невідомо», «незрозуміло» і «неможливо». Саме підтримка такого технічно сильного партнера, готового до експерименту допомогла нам прийняти остаточне рішення – вийти в бізнес-сезон і провести конференцію онлайн.
??♂️ Домовляйтеся зі спікерами про додаткові слоти
Дізнайтеся який час має ваш доповідач до і після виступу, чи зможе він додатково підключитися? Це дасть вам простір для реалізації плану Б, у випадку, якщо щось піде не так. Наприклад, затримка або випередження графіка, або проблема зі зв’язком, коли замість одного спікера, можна, швидко зорієнтувавшись, підключити іншого.
?? Готуйте ваших спікерів як на TEDx
Онлайн не пробачає води, тому вам потрібно не просто обговорити з доповідачем час, запитання та познайомити його з модератором, а й кілька разів зробити прогонку спічу. Тільки після такого брифу, контент буде досить концентрованим. До речі, запис такої прогонки може стати в пригоді для перекладача.
? Брифуйте синхронних перекладачів заздалегідь
Якщо на вашій конференції використовується синхронний переклад, познайомте перекладачів зі спікерами заздалегідь – з їх презентаціями, формулюваннями, манерою говорити. Покажіть їм запис прогону виступу. Чим більше перекладач буде знати про доповідь, тим чіткіше, емоційніше, менш монотонно прозвучить його голос в трансляції. Залучайте перекладача, щоб він не розчарував слухача.
✍? Зробіть заготовки на випадок форс-мажору
Це можуть бути відеоролики, слайди, цікава інформація для ведучого. У вас повинен бути лист готових рішень на всі ті випадки, які ви можете уявити й ще кілька рішень «про всяк випадок». Інакше учасники ризикують почути тишу або затримки в прямому ефірі. І не бійтеся робити технічні перерви. Нам здавалося, що, якщо ми будемо робити перерви, то люди розійдуться. Але це не так. Перерви потрібно креативно обігравати. Про це далі. Але кожна пауза у трансляції на вагу золота для технічної команди, вона дає можливість перевірити з’єднання і розім’яти ноги.
? Формуйте програму так, щоб в ній були чергування
Люди не будуть з вами цілий день, в будь-якому випадку буде пік і зниження. Розбийте програму на блоки для різних аудиторій. Запрошуйте цілеспрямовано. І влаштовуйте нетворкінг — це утримує інтерес. Ми були готові до того, що учасники прийдуть тільки на цікаві для них доповіді, але різноманітність програми й нетворкінг онлайн допомогли нам зберегти ядро аудиторії на весь час ефіру.
? Починайте трансляцію заздалегідь
Наприклад, за 40 хвилин. Нехай краще підключений заздалегідь учасник подивиться на заставку та послухає музику (до речі, подбайте про те, щоб вона була якісною та різноманітною). Таким чином у вас буде більше шансів, що в зазначений час не трапиться який-небудь сюрприз, і ви почнете трансляцію вчасно. Інтернет — не телебачення. Це не до кінця вивчене поле з не усталеним з’єднанням. Тому перевіряйте підключення і роботу кожного сервісу, який ви використовуєте для трансляції 10 разів. А коли вам вже здаватиметься, що все працює відмінно – зробіть перевірку ще раз.
? Будьте готові в будь-який момент стати другим модератором
Особливо, якщо ваш модератор підключений онлайн. Якщо виникне проблема зі з’єднанням – поставте запитання замість нього. Але навіть якщо модератор знаходиться поруч з вами, будьте готові до всього, це ефір. І, до речі, попередьте спікерів, що ви або інша людина, може раптово взяти модерацію на себе.
? Стимулюйте активність в чатах
Виділіть пару людей з команди, які будуть займатися тільки цим. Спілкуйтеся, щоб глядачі не відчували себе в «повному онлайні», дайте зрозуміти, що вони повноцінні учасники того, що відбувається. Запитуйте їх думку, дізнавайтеся чи є у них питання. До речі, найкращі запитання виносьте з чату в трансляцію і задавайте спікерам, обговорюйте. А ще — промовляйте програму, робіть акцент на розкладі «кава-брейків» та можливості учасників спілкуватися між собою.
? Використовуйте рандомний нетворкінг
Випадкове спілкування учасників між собою — відмінний сервіс від української івент-платформи Pine Tool, яку ми використовували для проведення конференції. Рекомендуємо проводити такий нетворкінг після кожної панелі доповідей. Це можливість переключитися і познайомитися для учасників і, одночасно, пауза для технічної команди. У нас були побоювання, що далеко не всі готові долучатися до чату віч-на-віч з незнайомими людьми. Але учасникам дуже сподобався такий формат і елемент несподіванки. Одна сесія спілкування триває три хвилини, таким чином за пів години перерви можна поспілкуватися з десятьма потенційними партнерами по бізнесу або клієнтами.
До речі, ці пункти знадобляться, якщо вас раптово запросили стати спікером онлайн-конференції. Не забудьте зробити гарний фон, перевірити звук, світло і переконатися, що у вашого домашнього улюбленця достатньо смачненького, щоб не з’явитися в кадрі в найвідповідальніший момент. А ще — задайте організаторам 10 питань на основі цих Лайфхаків, щоб зрозуміти наскільки вони готові до онлайн-форс-мажору і, можливо, ви допоможете їм запобігти помилки.