Батья Сирота
Закупівлі, в даному випадку, — не виключення. Є тенденція зводити усю роботу закупівельника до пошуку найдешевших пропозицій. Власне, тому ми й підготували розповідь про декілька факторів діяльності, що допоможуть власнику чи керівнику бізнесу не тільки кількісно, але й якісно оцінити ефективність управління закупівлями на підприємстві.
Баланс економії, ризиків та якості
Уявімо, що приватне підприємство, яке займається виготовленням дерев’яних меблів, робить замовлення на велику партію конфірматів (шурупних стяжок). На торгах закупівельник, який хоче зекономити на типових матеріалах, обирає найдешевшу пропозицію. Після цього проводять декілька успішних тестових випробувань та укладають договір на постачання.
Але з часом від працівників виробничого цеху приходять скарги на замовлені конфірмати. Ці деталі витримують виключно межове навантаження і не мають запасу міцності для важких дерев’яних матеріалів. Зафіксовано низку випадків, коли столи ламаються при транспортуванні.
Спробуємо оцінити ситуацію. З одного боку, конфірмати відповідають закладеним у тендерний договір характеристикам, де вказаний поріг навантаження — тому скаржитися на постачальника немає сенсу. Але з іншого боку, в цеху звикли виготовляти меблі з якісних конфірматів, що мають значний запас міцності — під це налаштовано весь виробничий процес. У цій ситуації керівництво приймає рішення замовити нову партію надійніших конфірматів, а старі — вилучити. Ця дія зрозуміла, адже в ідеальних гіпотетичних умовах, підприємство не захоче ставити власну репутацію під сумнів.
Отже, хто ж винен? На це питання важко відповісти, адже проблема системна. В першу чергу, можна звинувачувати закупівельника у тому, що керувався виключно економією. Ця проблемна подія має переорієнтувати закупівельний процес на підприємстві з фактору дешевизни до пошуку балансу між можливими ризиками, якістю продукції і, звісно ж, можливою економією. Ці три фактори — це фундамент переважної більшості закупівель. У їхній основі лежить ідея стабільного функціонування підприємства.
Внутрішня закупівельна політика на підприємстві
Проте проблема полягає не лише в орієнтації на економію. Подібної ситуації могло б і не виникнути, якби на підприємстві проводилась ефективна внутрішня закупівельна політика. Закупівлі товарів — це справа не лише відповідальної за цей процес людини. Від неефективних або невдалих закупівель страждають першочергово менеджери відділів та керівництво. Останні мають бути обізнані у тому, як і які проводяться закупівлі, а також пересвідчуватися, що існує комунікація між закупівельником і співробітниками підприємства.
У розглянутій вище ситуації з конфірматами саме жива, а не документальна комунікація між працівниками виробничого цеху і закупівельником могла би стати надійним запобіжником ризиків. Крім загальних технічних вимог, існує величезна кількість деталей, які мають бути враховані при виборі пропозиції постачальника. Визнання важливості закупівельної політики серед співробітників – це індикатор якісного ризик-менеджменту на підприємстві.
Використання онлайн-інструментів
Технологічні рішення розширили можливості координації діяльності всередині команди підприємства. Наприклад, сучасні електронні торговельні майданчики надають закупівельникам величезну кількість різноманітних онлайн-інструментів для аналітики й планування. Це робить закупівлі більш стабільними і зручними, а також допомагає інтегрувати їх в єдину систему бізнес-процесів підприємства.
Окрім подібних інструментів, електронний майданчик надає також засоби контролю й узгодження закупівельної діяльності на підприємстві. По-перше, рівень негативного впливу людського фактору мінімізується, по-перше, функціональністю майданчика, який реагує на можливі похибки чи неточності в заповненні документації. По-друге, регулювання відбувається самим колективом підприємства, який в режимі онлайн також може відстежувати закупівельницьку діяльність. Якщо підприємство зацікавлене в ефективному управлінні закупівлями, електронні торговельні майданчики — найперші помічники.
Мережа постачальників і конкурентів
Навіть у епоху онлайн-торгів на електронних майданчиках, фактор обізнаності про потенційних постачальників та конкурентів не втрачає своєї актуальності. Подібні дані є умовою стратегічного планування, адже без знання ринку неможливо проводити ефективну цінову політику чи формувати план закупівель на рік. З іншого боку, вони допомагають оперативно реагувати на локальні фактори. Наприклад, якщо підприємство бажає отримати собі конкретного постачальника, то воно має володіти інформацією про замовлення конкурентів, щоби мати змогу зазначити найбільш прийнятні для нього вимоги.
Бути залученим до комунікаційної мережі постачальників — це не додаткова опція, а необхідність. Без живого спілкування у закупівельному процесі підприємство наражає себе на низку ризиків:
- зустріти ненадійного постачальника,
- програти конкуренцію як замовник і, як наслідок, не виконати закупівельний план,
- пристати на завідомо невигідну для себе пропозицію, не маючи змоги створити конкурентний простір постачальників.
Саме тому ризик-менеджмент є невід’ємною частиною закупівель, як і будь-якого процесу, що базується на плануванні.