COSMOLOT
Щодня ми відправляємо десятки робочих імейлів, на кожен з яких з нетерпінням чекаємо відповіді, адже саме для цього ми їх і пишемо. Водночас доволі часто ми стикаємося з проблемою, що наші листи навіть не відкривають, не кажучи вже про прочитати чи дати відповідь.
Як зарадити цьому та писати листи правильно, читайте у підбірці правил та порад ділового листування, яку підготувала команда HR COSMOLOT.
Що таке ділове листування
Ділове листування — це усі комунікації, які відбуваються під час робочих процесів у будь-якому бізнесі за допомогою електронної пошти. Головна відмінність від звичайних меседжів та переписок полягає у тому, що важливо зберігати офіційно-діловий стиль та дотримуватися кількох простих правил.
Саме робочі листи вирішують важливі завдання — від укладання договору з новим клієнтом до онбордингу члена команди. Тож до написання кожного повідомлення слід готуватися та не забувати про такі моменти.
Обов’язково вказуйте тему листа
Перше та головне правило ділового листування — писати чітку та зрозумілу тему листа, аби людина з першого контакту розуміла про що йтиме мова. Саме від того, як добре ви продумаєте тему, залежить насамперед, чи відкриють листа або нададуть відповідь.
Крім цього, пишіть у темі листа правду, а не те, що взагалі не стосується суті листа. Не маніпулюйте та не зазначайте такі слова, як ASAP, «Важливо» чи «Терміново». Найкраще вмістити тему листа у 4-7 слів, бо більше не зможе побачити адресат, поки не перейде безпосередньо на лист.
Пишіть лист зі структурою
Немає нічого гіршого за суцільний текст без абзаців та чіткого розподілення за структурою. Зазвичай, лист складається з таких елементів:
- привітання (хто ви, де працюєте за необхідності);
- мета листа (причина, чому ви пишете листа, з якою метою);
- аргументи (що ви хочете отримати у відповіді);
- заклик до дії (відповідь на лист, надання додаткової інформації);
- підпис.
Усі ці частини оформлюйте в окремі абзаци, а також не забувайте про розділові знаки, в тому числі знаки питання.
Не зловживайте канцеляризмами
Щоб ваше ділове листування легко читалося, не перевантажуйте його пасивними дієсловами («було проведено», «завдання були зроблені») та важкими конструкціями, як «важливо зазначити», «на даний момент», а краще зосередьтеся на використанні активних простих дієслів.
До того ж, важливо пам’ятати, що у діловому листуванні немає бути скорочень, а також обмежене використання емодзі, хоча і можливе.
Перевіряйте лист перед відправкою
Навіть якщо ви на 100% впевнені у правилах граматики та орфографії, не полінуйтеся перед відправкою ще раз прочитати листа. Хто з нас поспіхом не робить одруківок, а також завжди перевіряйте ім’я отримувача листа, бо нема нічого гіршого отримати повідомлення «Вітаю, Вікторіє», коли тебе звати Валерія.
Не використовуйте маніпулятивні та фамілярні фрази
У діловому листуванні слід звертатися на «ви», якщо ви не домовилися про перехід на «ти» до цього. Крім цього, забудьте про клавішу CAPS LOCK та ніколи не пишіть усе слово з великої літери для привернення уваги. А також намагайтеся уникати надмірної ввічливості та грубих наказів.