Станіслав Троянов
Згідно з дослідженням Future Forum лише 12% людей повернуться на постійну офісну роботу після завершення пандемії COVID-19. 72% людей перейде на гібридну модель, у якій планує поєднувати віддалену роботу з офісною.
Це означає, що менеджмент віддаленої команди тепер обов’язок ледь не кожної компанії, а повного повернення до офлайну годі й чекати. На щастя, в 2021 році є інструменти, які дозволяють Менеджерам повноцінно управляти проектами при цьому інтерактивно взаємодіяти з виконавцями, підрядниками, партнерами, тощо. Від розробки програмного забезпечення до запуску рекламної кампанії, або навіть таких простих процесів, як закупівля води в офіс на регулярній основі. Представляємо найпотужніше рішення для управління проектами — Asana.
Розповідаємо, які особливості цього сервісу можна використати, щоб значно підвищити ефективність віддаленої команди.
✅ Перевіряйте завдання перед початком та наприкінці робочого дня
Asana дозволяє легко дістатися до своїх проєктів за допомогою веб інтерфейсу та мобільного додатку, де для вас будуть сформовані всі поточні та стратегічні завдання. Водночас, проблема будь-якого проєкту – прострочені дедлайни. Можна ідеально розписати послідовність дій, а потім стикнутися з тим, що робота виконавця полягає у відтермінуванні тасків.
Щоби цього не відбувалося, варто взяти за звичку перевіряти завдання на початку робочого дня та наприкінці. Наприкінці – навіть важливіше. Перед тим як закінчувати роботу, закривати ноутбук та вмикати серіал варто витратити 10 хвилин на те, щоб переглянути задачі на найближчі дні, та впевнитися, що у вас є все необхідне для їх виконання в термін. Ці 10 хвилин можуть заощадити час усім членам команди (особливо менеджерам), і значно підвищити продуктивність кожного працівника.
❗️ Використовуйте систему OKR
OKR (Objectives and Key Results) – система постановки задач, поділена на дві складові: великі цілі та ключові результати. Ця система дозволяє тягнутися до амбітних висот, не вбиваючи мотивацію працівників у випадку неідеальних результатів.
Asana ледь не найкраще з проджект-менеджмент систем пристосована для використання OKR. Вона містить розділ Goals, який по суті є реалізацією цього підходу. У ньому ви виставляєте глобальну ціль (наприклад, «Успішно запустити щотижневу розсилку»), а потім прописуєте бажані результати по конкретних задачах (наприклад, «Розробити контент-стратегію та головні меседжі, Зібрати 10 000 емейлів, Отримати СTR вище 3,5%»). Відсоток виконання кожної задачі впливає на загальний відсоток по Цілі. Зазвичай, за методикою OKR, Ціль вважається успішною, якщо була досягнута принаймні на 70%.
Щоб краще зрозуміти, як будується OKR, варто познайомитися з гайдом по OKR від Google.
🌟 Використовуйте фільтри
Не завжди базовий вигляд програми є найзручнішим для користувача. Все залежить від специфіки конкретного проєкту, а також особливостей сприйняття конкретної людини.
Asana дає можливість сортувати завдання за датою, проєктом та лайками, а також проглядати у вигляді календаря. Можна також вибудовувати кастомні фільтри. Комусь зручніше бачити одразу всі завдання, комусь – лише невиконані. Варто погратися з налаштуваннями на початку, щоб зрозуміти який вигляд застосунку буде найзручнішим в майбутньому.
Це принципово важливо, аби потім не губити завдання просто через те, що вони були неправильно відфільтровані.
💥 Обирайте: канбан-дошка або Timeline
Окремі проєкти можна вести в режимі канбан. Тобто розділити ціль на етапи, і «перетягувати» по них задачі у міру переходу з одного підрозділу в інший. Це дозволяє бачити проєкт ніби здалеку, та розуміти на якому етапі кожне завдання.
Цей режим доступний в Asana, якщо натиснути на вкладення Boards всередині проєкту. Водночас «дошки» можна використовувати й просто для сортування завдань, не вдаючись до розділення на етапи. Це теж зручний спосіб візуалізації поточних тасків.
Інший варіант — Timeline, певний аналог діаграми Ганта. Головна сила Timeline — вибудовування залежностей між задачами та швидке редагування у випадку будь-яких змін. Дедлайни завжди пливуть, і Asana в режимі драг-н-дроп дозволяє перетягнути завдання разом із залежними тасками, які підтягнуться автоматично.
На виході отримуємо хронологічний вигляд проєкту, в якому можна легко побачити всі критичні пункти та відреагувати на реальні зміни по ходу виконання робіт.
🔥 Запобігайте вигоранню завдяки Workload
Одна з унікальних фішок Asana — функція Workload. Вона доступна в розділі Portfolio. Workload дозволяє на відрізку часу подивитися завантаженість кожного працівника, й оцінити перспективи проєктів в цілому. Там же можна швидко відредагувати завдання, щоб оптимізувати ресурси.
Головна сила Workload — він оцінює, чи не перевантажуються окремі працівники. Коли вони отримують забагато задач водночас, графік стає червоним і сигналізує, що тут варто чекати проблем. Якщо людина перепрацьовує — це незмінно веде до вигорання. Особливо в умовах віддаленої роботи, коли підтримувати командний дух та мотивацію значно важче, ніж в колективі людей, які постійно бачать одне одного.
Workload — доволі простий, але ефективний інструмент, який може запобігти значним проблемам, які вдарять по команді в майбутньому.
⏳ Використовуйте трекінг часу та інші інтеграції
Одна з головних проблем віддаленої роботи – неможливість контролювати скільки часу кожний працівник витрачає на виконання завдання. Це стає особливо критичним, коли оплата праці погодинна, або ж менеджер має звітуватися перед замовником за конкретну кількість витраченого часу по проєкту.
Asana може використовувати численну кількість зручних інтеграцій, серед яких і трекінг часу.
Тайм-трекінг на початку може здатися зайвою функцією, яка обмежує свободу працівників. Але все залежить від цілей керівництва та обговорення нововведення з командою проєкту. Багато фрілансерів, а також віддалених працівників і так використовують тайм-трекінг для себе, щоб розуміти продуктивність та оцінювати свій заробіток. Облік часу всередині проєкту просто систематизує ці процеси, й дасть всім прозорі дані про ефективність роботи кожного працівника.
Окрім того, Asana дозволяє інтегрувати інші рішення, які стали стандартом індустрії на цей момент. Зокрема сервіс відеоконференцій Zoom. А також поштові системи Gmail, Outlook, корпоративний месенджер Slack, JIRA тощо.
***
Підключити Asana можна за підтримки компанії Cloudfresh — партнера рішень Asana в Україні та країнах Центральної та Східної Європи. Команда Cloudfresh допомагає клієнтам швидко зрозуміти функціонал продукту та створити дизайн процессів для ефективного управління проектами.
Технічні інженери компаніі виконують впровадження та налаштування Asana, у тому числі роблять інтеграцію з іншими серісами, API та системами клієнта.
Залиште заявку на сайті Cloudfresh, щоб протестувати продукт, дізнатися про всі його переваги та отримати спеціальні ціни та пропозиції.