🤓 Що таке діаграма Ганта та як нею правильно користуватися?

Звідки з’явилася діаграма Ганта

Гант не був першим, хто запропонував фіксувати й планувати роботу проєкту у вигляді стовпчиків, що чергуються один за одним. До нього це зробив польський учений Кароль Адамецький, коли аналізував роботу прокатного стану.

Задача Адамецького полягала в “гармонізації” процесів важкого машинобудування, а графіки він назвав “гармонограми”. Адамецький навіть винайшов спеціальний прилад – “гармонограф”, своєрідний аналог сучасних проджект-менеджмент систем.Цей прилад дозволяв вносити корективи у таблички без необхідності переписувати все наново.

Що таке діаграма Ганта?

Найпростіше визначення — це візуальне відображення списка задач згідно з часом. Вісь Х відображає час, а вісь Y – задачі, які необхідно виконати.

Найпростіший приклад — вибір нового холодильника на кухню. Цей процес можна розбити на кілька етапів:

• аналіз технічних характеристик, згідно з якими буде обиратися холодильник (розмір, місце, де він стоятиме, бажана потужність і бюджет).
• аналіз моделей, які наявні на ринку.
• купівля холодильника.
• доставка й установка.

У більшості проєктів досягти ідеальної послідовности процесів напрочуд важко, тому коли вони починають нашаровуватися одне на одного діаграма Ганта починає змінювати свій вигляд.

Кому підійде діаграма?

Головна сила діаграми Ганта — в її універсальності. Вона підходить як для створення плана закупівель на пікінк, так і для розробки концепції транснаціонального проєкту. Головне запитання — в оптиці. Тобто наскільки детально ви хочете прописувати процеси та задачі.

Діаграма Ганта дозволяє побачити проєкт зі сторони та оцінити об’єм і строки задач, які необхідно виконати. Чим більше задач та підзадач, то гірше працюватиме візуалізація.

Від теорії до практики

Попри те, що все видається доволі примітивним, для того, щоб створити грамотну діаграму Ганта, необхідно дотримуватися певних правил. Потрібно знати в чому суть проєкту, розуміти яких проміжних віх необхідно досягти та знати, які операції для цього треба виконати. Теорія цього процесу прекрасно описана в цьому блозі. Проаналізуємо це на прикладі закупівлі нової техніки на кухню.

Для початку визначимо загальну задачу: треба купити техніку на кухню. Надалі визначаємо, що саме треба придбати. Це й буде базовий план та бажані результати.

Тепер треба визначити задачі для досягнення кожного результату.

Після цього визначаються строки по кожному результату та задачі.

А тепер ці задачі послідовно розміщуються по таймлайну.

Так починають вибудовуватися взаємозв’язки. Наприклад ми не можемо встановити змішувач до того, як установлять раковину. Отже ця задача буде зміщуватися не тільки стосовно свого проєкту, а й стосовно ще одного — строків встановлення раковини.

Строки одних задач будуть постійно змінюватися, відповідно, будуть рухатися й строки інших задач. Все тягнутиме за собою все.

Через це робити діаграми Ганта вручну — затратно як по часу так і по роботі. На щастя, усі правки в діаграму у Worksection вносяться автоматично.

Як працює діаграма Ганта у Worksection

У Worksection реалізована автоматична робота з діаграмою Ганта. Користувачі можуть легко змінювати параметри задач, рухати дедлайни, якщо необхідно внести корективи у фінальний графік.

Розглянемо як це працює на прикладі запуску інтернет-магазину. Перед запуском керівнику потрібно закрити низку задач:

У кожній задачі він прописує відповідального та час на виконання задачі. Кожна може мати свої підзадачі, наприклад, як тут, у задачі по розробці дизайну сайту:

Worksection автоматично аналізує дедлайни та формує з них графік. Для цього треба натиснути на кнопку «Календар» та обрати «Діаграму Ганта».

Якщо вам незручно змінювати дедлайни та час початку робіт у самих задачах, це можна зробити прямо на діаграмі Ганта. Окрім того в діаграмі буде видно на скільки днів задачі були прострочені. Цей рядок відмічатиметься червоним.

Головні помилки (та до чого тут дедлайни)

Головна проблема, із якою стикаються практично всі, хто працював по діаграмі Ганта — строки. Дедлайні завжди горять. Для того, щоб сформувати необхідний час на виконання задачі треба взяти за основу або суб’єктивну оцінку того, что виконуватиме таск, або ж статистичні дані компанії, які збиралися під час попереднього виконання схожих робіт.

Проте навіть великого об’єму статистики недостатньо, щоб ідеально прописати дедлайни.

Автор цього матеріалу дослідив, що згідно з нормальним законом розподілу, імовірність, що всі задачі будуть виконані вчасно становить усього 30%. І це за умови, що проєкт працює у сфері виробництва, яке чітко планується. Якщо ж мова про роботу, наприклад, веб-студії, то ймовірність своєчасного виконання задач буде падати нижче й нижче, залежно від низки факторів.

При дедлайнах, які постійно з’їжджають керівник проєкту змушений постійно коригувати вигляд діаграми.

Чим більше коригувань – тим менше діаграма буде відповідати початковому плану проєкту.

У Worksection все це відбувається автоматично та не вимагає додаткової праці. Тому тоді коли діаграма Ганта перестане допомагати проєктові, на допомогу зможуть прийти ще кілька функцій, які дозволяють утримувати ситуацію під контролем.

Діаграма Ганта проти Канбан-дошки

У проєктах, які працюють за методикою Agile, особливо SCRUM, діаграма Ганта перестає бути ефективним інструментом. Найчастіше в них використовують метод Канбан-дошок. Проте не можна казати, що ці методи взаємозамінні.

Вони просто відповідають на різні запитання.

У тому ж проєкті, про який ми говорили вище, можна використати й Канбан-дошку. Вона реалізується у Worksection через мітки і не має чіткої прив’язки до часу виконання завдання.

Позаяк чітко й зрозуміло демонструє на якому етапі знаходиться та чи інша задача.

Якщо задача з розробки дизайну уже майже завершена, але ще не імплементована – це буде видно на Канбан-дошці, але не буде відображено на діаграмі Ганта. Тому Worksection дозволяє поєднувати ці два інструменти через переключення вкладок.

Діаграма Ганта – загальноприйнятий, зручний, а головне, візуально зрозумілий метод планування проєктів. Труднощі виникають, якщо є необхідність постійно вручну переставляти строки задач. Проте якщо використовувати інструменти автоматизації на кшталт Worksection, це відбуватиметься автоматично.

Діаграма Ганта перестає працювати, коли проєкт стає надто великим і детальним, щоб його реально було візуалізувати. А також якщо робота над проєктом йде за методикою Agile. Утім, в обох випадках вона може бути помічною для формування глобального плану проєкту.

У Worksection діаграма Ганта – це додатковий зручний інструмент, який не потребує майже жодних зусиль для додаткового налаштування і який може стати в нагоді для візуалізації роботи над більшістю проєктів.