Редакція Na chasi
Чи не головна проблема з електронною поштою полягає в тому, що деякі з нас ще пам’ятають, коли концепція цифрового надсилання листа по всьому світу за лічені секунди була науковою фантастикою. Email був винайдений, щоби підвищити нашу ефективність і продуктивність. Але зараз кореспонденції суттєво побільшало, а листи інколи перетворюються на безкінечні ланцюжки пересилань та повідомлень-відповідей. Відтак замість спрощувати життя, електронна пошта перетворила наш робочий графік на суцільний кошмар.
Нижче наведено три прості поради, які допоможуть вам уникнути хаосу в поштовій скриньці.
Крок перший: Перетворіть теку вхідних повідомлень на інструмент для керування завданнями та вашими цілями на поточний день
Як і більшість речей у нашому житті, коли йдеться про керування своїми завданнями, ми говоримо про використання якихось окремих додатків чи календарів, які допомагають розібратися з розкладом чи скласти список завдань. Проте можна піти іншим шляхом і максимально уникати зайвих програм. Достатньо лише скористатися розділом «Вхідні» у вашому обліковому записі електронної пошти.
Завдання можна створювати та пересилати одне одному у вхідних повідомленнях. Щоби повідомлення чи лист-нагадування зникли зі «вхідних», треба буде його виконати або делегувати (читай — переслати) тому, хто має виконувати це завдання та прозвітувати вам про результати зробленої роботи. Так вхідну кореспонденцію можна перетворити на головного помічника.
Крок другий: Відповідайте швидко та впевнено
Маючи під руками смартфон ледь не 90% часу протягом дня (будьмо відвертими: кожен із нас постійно або тримає смартфон, або кладе десь поблизу себе), ми часто відкладаємо листи в бік, сподіваючись відповісти на них «трохи згодом». Але правда життя полягає у тому, що відповідати на всі вхідні запити слід якомога швидше і коротше. Насправді, якщо вам надходить вхідний запит чи пропозиція, то найчастіше варіантами відповіді будуть «Так, давайте призначимо зустріч чи дзвінок», «Ні, нас це не цікавить» або «надайте будь ласка більше інформації, щоби можна було зрозуміти контекст вашого запиту та те, чим ми можемо бути корисними одне одному». Чіткість, вичерпність — та можливість одразу перейти до дій, а не до безкінечного обміну листами. Саме цього від вас очікують ті, хто вам написав (та й ви самі цього хочете від свого використання електронної скриньки).
Крок третій: Налаштуйте клавіатурні скорочення для взаємодії з листами
Насправді, якщо добре постаратися, то 90% листів можна автоматизувати за рахунок використання клавішних скорочень та шаблонів. Причина проста: переважну частину листів ви повторюєте щоденно практично без змін. Є чимало речей, слів та фраз, які ви говорите кілька разів протягом дня. Налаштуйте ярлики для цих фраз. Візьміть власні загальні відповіді та налаштуйте ярлик у налаштуваннях зі створенням коротких листів чи реакцій, щоби відповісти швидко з використанням типових фраз, блоків тексту чи надсиланням вже готових чернеток з мінімальними коригуваннями у них.
У підсумку можемо порадити: з’ясуйте способи відповісти людям швидко і ретельно. Якщо ви зможете відповісти на кожну електронну пошту і при цьому бути ефективними, лаконічними та вичерпними, то ваша поштова скринька більше не буде для вас тягарем, а стане надійним помічником.