Батья Сирота
Що таке бенчмаркінг?
Бенчмаркінг — це аналітика діяльності конкурентів (або навіть підрозділів у власній компанії), яка дозволяє виокремити позитивні практики застосування певних рішень і використати їх у власній діяльності. Бенчмаркінг мотивує компанію оцінити ефективність внутрішніх бізнес-процесів, порівнюючи їх з аналогічними процесами ззовні. В результаті — це можливість дізнатися про успішні практики і перевірити їх у дії, виявити пробіли у виробничих процесах і оптимізувати їх до рівня лідерів світового ринку.
Інформація, яку використовують у бенчмаркінгу, береться з відкритих джерел — наприклад, це можуть бути дані й кейси, якими компанії діляться на різноманітних платформах (форумах, тренінгах, партнерських зустрічах тощо). Також необхідну інформацію можна здобути за допомогою опитувань клієнтів, спостереження за діяльністю чи аналітики загальнодоступною фінансової звітності. Це відрізняє бенчмаркінг від промислового шпигунства, яке націлене на отримання інформації у нелегальні й напівлегальні способи.
Як можна налагодити роботу з постачальниками? Кейс Xerox
Чим же допоміг бенчмаркінг корпорації Xerox? Проведені дослідження показали, що у порівнянні з японськими конкурентами, вихід нового продукту Xerox на ринок вимагає удвічі більших фінансових витрат, а сама діяльність корпорації потребує у п’ять разів більше інженерів, у чотири рази більше дизайнерських рішень та в три рази більше витрат в межах проектів. Очевидно, що за таких умов продовжувати конкурентну боротьбу було майже неможливо і керівництву нічого не залишалося як погодитися з отриманими негативними результатами й почати змінювати ситуацію.
Перше, що зробили аналітики Xerox — це бенчмаркінг закупівельного процесу на підприємствах конкурентів. Виявилося, що на ринку принтерів, на всі японські компанії припадає 1 тис постачальників, натомість виключно у Xerox — 5 тис. Власне тому американці втрачали лише на закупівлях деталей в три рази більше, ніж конкуренти, які контролювали процес збереження низької кількості постачальників. Японські компанії стандартизували більшість деталей у принтерах, що зробило їх взаємозамінюваними у різних моделях. Також вони налагодили тісну співпрацю з постачальниками, узгоджуючи з ними процес стандартизації моделей і проводячи спільні навчання в сфері контролю якості й вдосконалення продукції.
Відштовхуючись від подібної практики, компанія Xerox зменшила кількість постачальників з 5 тис до 400. Також було налагоджено процес сертифікації постачальників, із зазначенням конкретних вимог щодо розвитку й вдосконалення. Менеджери Xerox почали консультувати постачальників навіть на етапі проектування, взявши під жорсткий контроль усі ланки закупівельного процесу.
Як працює бенчмаркінг складу продукту?
Історія оптимізації закупівель в корпорації Xerox — це приклад бенчмаркінгу процесу, де за основу оцінки береться конкретний бізнес-процес на підприємствах конкурентів. Однак подібний підхід — лише один із різновидів бенчмаркінгу. В сфері закупівель більш розповсюджений інший інструмент, а саме бенчмаркінг складу продукту.
Уявімо, що підприємство планує запустити власну лінійку планшетних комп’ютерів. Запуск нового продукту на ринок — це завжди болісний процес, а у випадку з електронними пристроями додається такий аспект як висока товарна конкуренція. Ключ до оптимізації — у формуванні конкурентних переваг, основна з яких — це баланс між ціною і якістю. Якраз тут і допомагає бенчмаркінг.
Його застосування виглядає наступним чином:
- обрати кілька постачальників на основі їх компетенцій та репутації;
- сформулювати кілька концептів продукції і надіслати їх постачальниками для компонентного аналізу;
- отримати зустрічні пропозиції від постачальників в розрізі як продукції в цілому, так і компонентів;
- обрати найкращий варіант.
У випадку з планшетними комп’ютерами, після бенчмаркінгу складу продукту з’являється можливість реконфігурації їх збірки, використовуючи деталі з найменшим коефіцієнтом витрат. Лише оцінюючи і порівнюючи результати, замовник отримує можливість значно скоротити виробничі витрати.
Як виконують порівняння й оцінку і до чого тут продуктивність?
Бенчмаркінг — це не просто точкові експериментальні рішення. Він може стати інтегральним інструментом для оптимізації закупівельного процесу в цілому. Але для цього менеджерам компанії варто врахувати специфіку закупівельної політики, орієнтованої на бенчмаркінг. Подібні процеси демонструють власну ефективність лише за умови сталого підходу. Нижче пропоную два управлінських рішення, які дозволять здійснити перші кроки до бенчмаркінгу закупівель на підприємстві.
- Безперервне структурування інформації на основі виокремлених базових параметрів — сучасні інструменти аналітики дозволяють працювати з інформацією на різних рівнях (динамічні графіки й діаграми, порівняння показників за певний проміжок часу, співставлення взаємодоповнювальних даних тощо). Однак ця гнучкість інструментів в бенчмаркінгу залежить виключно від тих параметрів, які доступні для порівняння. Тому варто спочатку виокремити базові параметри для порівняння на основі доступних даних про конкурентів і вже на основі цього окремо структурувати власну інформацію. Це дозволить уникнути багатьох зайвих кроків і не переобтяжувати процес аналітики.
- Партнерська лабораторія закупівель — це комунікаційний простір, де за попередньою домовленістю компанії-конкуренти обмінюються між собою інформацією про їх закупівлі. Адже конкуренти у бенчмаркінгу — це, в першу чергу, найближчі партнери. І це твердження варто тлумачити не лише метафорично. Так, звісно ж, можна шукати інформацію для оцінки й порівняння у відкритих джерелах. Однак за такого підходу неможливо врахувати всі необхідні параметри. Тому ефективнішим кроком стане створення партнерської лабораторії закупівель, де кожен з учасників зможе отримати вигоду для себе.