Олександр Мельник
Низка досліджень виявили зв’язок між тим, що відбувається у вашому офісі, та продуктивністю праці. Сучасний офіс — це середовище, де працівники перебувають більшу частину доби, а отже, потребують не лише комфорту, але й мотивації, аби залишатися у цьому приміщенні протягом робочого дня і не хотіти втекти якомога швидше додому чи просто на вулицю. Команда DeskTime розповідає про 26 складових для офісного простору, котрі роблять ваших підлеглих та колег продуктивнішими, вмотивованішими та зібранішими. І вам вирішувати, в яку із цих складових (а чи в усі одразу) варто проінвестувати найближчим часом.
Якість повітря
Неякісне повітря не тільки негативно позначається на продуктивності в цілому — це погано для здоров’я. У США вентиляційні проблеми та зниження кості повітря в робочих чи житлових приміщеннях називають «синдромом будинкової хвороби» — це явище знане із 1970-х років, коли через недостатню вентиляцію у клерків та офісних працівників почали ставати масовими напади головного болю, втоми, кашлю, задухи. Дослідження також виявили, що підвищені рівні вуглекислого газу знижують здатність людини сприймати інформацію, скорочують продуктивність на 10%. Тому стежте за якістю повітря у вашому офісі, встановіть якісну систему вентиляції та не забувайте регулярно відкривати вікна, щоби впустити свіже повітря.
Кімнати для відпочинку
Дослідження DeskTime показало, що більшість продуктивних людей працюють протягом 52 хвилин, а потім роблять перерву на 17 хвилин. Люди не можуть зосередитися і працювати 8 годин без перерв. Тому в офісі потрібне місце, де співробітники можуть піти відпочити, поспілкуватися з колегами, а також поїсти чогось чи випити (йдеться, звісно, не про алкоголь). При проектуванні офісної кімнати відпочинку спробуйте включити елементи дизайну, які допоможуть вашим співробітникам розслабитися. Яскраві кольори, зручні дивани, горішки чи печиво на столі зроблять вашу кімнату для перепочинку комфортною і затишною. Тут люди мають на деякий час забути про свої офісні завдання і «перемкнутися» на інший настрій та емоційний фон.
Корпоративна культура (у її здорових проявах)
Всесвітньо відомі стартапи славляться своєю корпоративною культурою, котра стимулює працювати краще та бути продуктивними, при цьому не вдаючись до репресивних методів чи мікроменеджменту. Стів Бенсон, засновник і генеральний директор компанії Badger Maps, зауважує: «Коли я працював у Google, ми назвали себе «гуглерами», і попри кумедну назву, ця причетність була цілком реальним явищем. Сильна культура компанії спостерігається тоді, коли всі люди, які працюють в команді, здаються такими, що мають щось спільне, працюють неначе єдине ціле.
Інструменти моніторингу командної ефективності
Прозорість на робочому місці має вирішальне значення для мотивації співробітників. Знаючи, що роблять інші члени команди, як вони це роблять, і де та як компанія працює над спільними проектами, кожен відчуває себе співпричетним. В DeskTime для цього встановили цифрові екрани у робочих приміщеннях, які показують продуктивність команди. Таким чином, кожен може побачити, які показники мають інші департаменти. Які дані варто показувати публічно? Найчастіше йдеться про загальну статистику продуктивності вашої компанії або виділити найбільш продуктивних співробітників і підтримувати здорову конкуренцію між членами команди.
Простір для розваг (і не лише електронних)
Співробітники, яким робота в радість, будуть більш продуктивними. Розваги — серед інструментів створення лояльності: це допомагає співробітникам розслабитися і очистити свій розум. Навіть такі гіганти, як Google, Facebook, Yahoo! відомі завдяки своїм розважальним зонам для співробітників. У них є не лише відеоігри та консолі, але й настільний футбол, пінґ-понґ чи навіть цілі ігрові кімнати, заповнені кольоровими пластиковими кульками.
Зручні меблі
Робочі столи, за якими можна працювати стоячи, здатні підвищити продуктивність праці працівників до 10%. Надавати перевагу сидячій роботі — це як постійно курити за робочим столом: шкідливо і небезпечно. Шийний спазм, біль у спині, біль в ногах — найбільш поширені з проблем у сучасних офісних працівників.
Для того, щоб переконатися, що ваші співробітники не страждають від подібних офісних захворювань, почніть не із запитань «чи не болить у вас спина?» — просто придбайте їм ергономічні крісла та індивідуально підійдіть до оснащення робочих місць, аби дотримуватися пропорцій людського тіла. Занадто м’які або надто незручні столи чи стільці — перший крок до втрату ентузіазму та зацікавленістю роботою: ніхто не хоче спати в кріслі чи навпаки — страждати від болю в шиї.
Спортзал (чи хоча би тренажери)
Найчастіше компанії пропонують своїм співробітникам фітнес-програми чи абонементи до локальних спортивних залів. І ось чому: фізична активність має вирішальне значення для здоров’я і продуктивності праці. Фізична активність покращує концентрацію, підвищує творчий потенціал. Чи означає це, що вам доведеться завести окрему тренажерну залу на весь поверх у офісі? Почніть із того, що заохочуйте співробітників до активнішого руху
Один із способів зробити це — створити кімнату чи локацію в офісі, де люди можуть розтягуватися, організовувати легкі фізичні навантаження чи хоча би якісь рухливі вправи. Інший варіант — укласти угоди із місцевим тренажерним залом і платити за членство ваших співробітників, а їм надати абонементи без додаткової плати.
Здорове харчування
Усі люблять безкоштовні снеки. Компанії, які надають безкоштовне харчування, мають щасливіших співробітників аніж ті, хто такого не практикує. Здорове харчування на робочому місці — крок до економії на медичних витратах, лікарняних та потребі в обстеженнях. За даними Harvard Business Review, те, що їдять люди, значною мірою впливає на продуктивність. І йдеться не про батончики чи енергетики із реклами. Ось кращі із суперпродуктів на щодень:
— Горіхи для продуктивності мозку
— Темний шоколад для фокусування навичок
— Афини (чорниці) для пам’яті
— Банани для енергії
Бібліотека у вашому офісі
Експерти вважають, що читання всього 30 хвилин на день достатньо, щоби стати ефективнішими в роботі, поліпшити увагу і упоратися із депресією та тривогою. Інше дослідження показало, що навіть читання є більш ефективним редуктором стресу, аніж прослуховування музики та прогулянки. Бібліотека між офісними кабінетами — гарна ідея, якщо ваші співробітники працюють в стресових умовах. Єдине правило: ваші співробітники повинні читати книги не для бонусів чи підвищення по роботі, а для задоволення. Немає обов’язкової літератури: це ж не школа і не університет.
Музика, яка сприяє продуктивності
Джазова та легка музика в офісі є одним з найкращих варіантів для продуктивної роботи. Shopify виявив, що ритмічна і джазова музика допомагає працівникам відчувати себе краще під час роботи над рутинними завданнями. Якщо музика у всіх офісних приміщеннях — це занадто, ви можете обмежити музичну зону кількома загальними приміщеннями: кімнатою відпочинку, офісною кухнею, презентаційною залою — або взагалі зробіть окрему студію, де люди можуть грати на власних інструментах у перерві між робочими завданнями.
«Ми пропонуємо унікальну можливість для всіх наших існуючих чи майбутніх співробітників — гру на музичних інструментах,» — каже Джин Кабальєро, співзасновник компанії GreenPal. — «науково доведено, що гра на інструменті активізує одночасно практично всі ділянки людського мозку».
Кухня (або простір, щоби їсти там, а не за робочим столом)
Це може бути невелика кухня або обідній зал, але головне — дати своїм співробітникам місце, де можна з’їсти підвечірок чи випити горнятко кави — і при цьому не бути прикутими до робочого місця. Понад 50% працівників обідають за столами, крадучи власний час на відпочинок, не відриваючи очей від монітору. Коли у вашого стартапу чи компанії є своя кухня чи їдальня — це додатковий стимул навіть для найбільших ледарів встати з-за свого робочого місця, порухатися і повернутися до роботи енергійнішими.
Освітлення
Інтенсивність світла — одним із основних факторів, що впливають на результати роботи в офісі. Якщо офісне приміщення занадто темне, хочеться спати, а не працювати. Якщо світло занадто яскраве та штучне, чекайте на появу головного болю і перевтоми очей. Дослідження показують, що природне освітлення краще підходить для результативної праці; як і для сну та життя за межами робочого простору. Намагайтеся використовувати якомога більше природних джерел освітлення. Якщо це — не ваш варіант, спробуйте освітлювальні прилади, які імітують природне сонячне проміння.
Кімната для перемовин
67% всіх зустрічей — марнування часу, впевнені у DeskTime, і з цим важко не погодитися. Співробітники компаній витрачають години щотижня в непродуктивних нарадах — і для компаній у США та англомовному середовище ці втрати складають понад $37 млрд щорічно. Тотальне божевілля, чи не так? Тому робіть кімнати перемовин та конференц-зали якомога менш комфортними: ніяких канап, м’яких крісел чи прохолоди у спектоні дні — люди не мають сидіти там годинами. Запроваджуйте практику «нарад стоячи», мінімізуйте кількість стільців, обладнання, меблів та приємних дрібниць, які змушують менеджерів усіх ланок проводити години біля дошки із маркером в руці.
Боротьба із шумом
Дані показують, що люди витрачають 86 хвилин кожен день через звукові відволікання, і ці перерви трапляються приблизно кожні 11 хвилин. 71% співробітники думають, що вони будуть більш продуктивними із додатковим простором для індивідуальної роботи і спокійних роздумів. Якщо ви не можете дати вашим співробітникам персональні кабінети, хоча би подаруйте їм звукоізолюючі навушники. Це допоможе людям у вашому офісі уникати відволікаючих розмов чи фонового шуму від техніки чи переміщення колег довкола (особливо якщо йдеться про опенспейси).
Планування простору в офісі
Універсального просторового планування не існує — все залежить від вашої компанії і специфіки бізнесу. Але все більше і більше компаній переходять від закритих маленьких офісних приміщень до загальних опенспейсів. Вважається, що такий підхід до планування простору поліпшує комунікацію, підвищує творчий потенціал і створює більш товариську атмосферу у колективі. Втім, дослідники кажуть про протилежне: у великих відкритих офісах люди частіше відволікаються (вище ми вже казали про навушники та звукоізоляцію), не можуть зосередитися та ефективно доводити поставлені задачі до кінця упродовж робочого дня.
Рослини у приміщеннях
Рослини приносять свіжість в офіс і роблять його привітнішим. Це важливо для залучення нових співробітників і утримання існуючих. Але найголовніше, рослини сприяють збільшенню продуктивності на 15% і забезпечують кращу якість повітря у приміщеннях. Зелень в цілому, але особливо павутинні рослин і філодендрони, активно видаляють забруднюючі речовини із повітря в приміщенні і скорочують рівень вуглекислого газу.
Місця для тиші
Одні можуть працювати у шумному офісі із перервами на відпочинок там же, і це їм не шкодить — а інші потребують тиші не лише, аби перепочити, але й просто, щоби зосередитися на власних думках. Майже 90% працівників у всьому світі висловлюють незадоволення своїм робочим середовищем — в першу чергу, через відсутність особистого життя. І поки більшість керівників вважають за краще відкрите планування та опенспейси, 36% співробітників з радістю працювали би у відокремлених кабінетах. Тож якщо основою вашого офісу стануть опенспейси, подбайте також про створення хоча би декількох ізольованих кімнат, до яких можна піти та попрацювати у тиші, без відволікань та зайвих розмов.
Колір навколишніх стін та стелі
Зелений — найкращий колір для офісних приміщень: він вважається заспокійливим тоном, який допомагає співробітникам залишатися збалансованими і поліпшити сфокусованість. Проте є низка інших кольорів, які є не менш ефективними. Синій відмінно підходить для підвищення ефективності і, — так само як і зелений, — допомагає людям зосередитися. Жовта фарба підійде для художників, дизайнерів і творчих працівників, бо стимулює творчість. А червоний колір підійде для роботи, яка вимагає фізичної активності, бо цей колір може збільшити частоту серцевих скорочень та тонусу.
Аромати
Запах лаванди зменшує стрес і занепокоєння. Ароматерапія широко використовується для підвищення продуктивності — і не лише в офісі. Кориця допомагає боротися із втомою, запах сосни підійде для підвищення енергійності. Цитрусові аромати (лимон, апельсин, грейпфрут) допомагають зменшити стрес і подолати психічне виснаження. Розмарин стимулює ясне мислення і покращує пам’ять – тому його радять використовувати в офісних приміщеннях, де співробітники щось вивчають.
Режим температури
Офіс, у якому занадто спекотно чи занадто холодно, заважає зосередитися. Ви ніколи не знайдете рівень температури, який підійде геть усім, але спробуйте знайти кліматичний режим, котрий підійде більшості працівників. Не забувайте при цьому, що рівень тепла чи холоду в офісному приміщенні має більший вплив на жінок, ніж на чоловіків. Оптимальною вважається температура у 22° C — про це йдеться у дослідженні Університету Гельсінкі. Перепад лише на один-півтора градуси вже може негативно позначитися на результативності роботи та комфортності праці.
Декор в офісі
Психологи виявили, що твори мистецтва на робочому місці підвищують продуктивність, здатні зменшити напруженість і навіть заохочувати співробітників до інновацій. Але мистецтво — поняття надто загальне; томи вибір картин, скульптур, інсталяцій чи постерів залежить від вашої естетики та смаків. Стартапи часто використовують постери із мотиваційними цитатами.
Вид з вікна
Співробітники до 16% більш продуктивні, коли за вікнами у них є відкритий простір та можливість побачити лінію горизонту. Оптимально — це природній, не надто індустріалізований ландшафт, де є пагорби, ставки і водойми. Натомість вікна, які виходять на глухі стіни, сміттєзвалища чи безкінечні забудови із шумним індустріальним оточенням — не найкращий варіант для офісу, у якому буде комфортно працювати.
Дошка для нарад чи ідей
Уайтборди, або дошки для ідей — обов’язковий атрибут сучасного офісу. На них можна занотовувати усе, що треба. Люди пам’ятають лише близько 5% того, що кажуть, в той час як записане запам’ятовують вже на 34%. В ідеалі краще мати декілька вайтбордів, маркери та стікери по всьому офісу. Наприклад, дошка може бути полотном для асинхронного зв’язку між командами і відділами — чи місцем, де можна відслідковувати робочі процеси компанії за минулі 7 днів.
Сучасна (а не «бюджетна») техніка
Менеджмент неохоче купує нові ноутбуки, найновіші монітори чи інше обладнання, якщо старе ще досі працює «непогано». Проблема у тому, що на «непоганому» найкращих результатів не досягнеш. Було встановлено, що в середньому офісні працівники втрачають принаймні 21 день щорічно на 1 людину через несправну, застарілу чи неефективну техніку на робочому місці — це більше часу, ніж більшість сучасних клерків, менеджерів чи програмістів витрачають щорічно на відпустку. Крім того, 1/5 опитаних працівників визначають застарілі технології як одну із причин для пошуку нової роботи. Економія на технологіях та обладнанні не тільки може призвести до втрати грошей, а й до втрати кадрів. Пам’ятайте про це.
Персоналізація робочих місць
Незалежно від офісного планування та загального універсального дизайну меблів, стін та простору, варто дати людям у вашій компанії свободу використовувати і декорувати своє робоче місце так, як вони вважатимуть за потрібне. За словами представників DeskTime, дослідження свідчать: співробітники, які можуть персоналізувати своє робоче місце на власний розсуд, до 25% більш продуктивні, ніж ті, хто не може проявити індивідуальність у прикрашанні робочого столу чи ділянки офісу.
Простір і час для медитації
Як би ви не ставилися до східних практик, медитація має різні позитивні сторони: вплив на загальний стан здоров’я, психологічні переваги, зниження стресу, покращення уміння концентруватися. Якщо ви створюєте кімнату для медитації у вашому офісі, переконайтеся, що дизайн цього приміщення буде спокійним і розслабляючим: зелені тони, рослини, багато свіжого повітря, відсутність шуму чи зайвих предметів.