📈 Jak pracjuvaty z Asana na viddalenij roboti: 6 porad dlja efektyvnogo upravlinnja projektamy

✅ Perevirjajte zavdannja pered počatkom ta naprykinci robočogo dnja

Asana dozvoljaje legko distatysja do svoїh projektiv za dopomogoju veb interfejsu ta mobiľnogo dodatku, de dlja vas buduť sformovani vsi potočni ta strategični zavdannja. Vodnočas, problema buď-jakogo projektu – prostročeni dedlajny. Možna ideaľno rozpysaty poslidovnisť dij, a potim styknutysja z tym, ščo robota vykonavcja poljagaje u vidterminuvanni taskiv.

Ščoby ćogo ne vidbuvalosja, varto vzjaty za zvyčku perevirjaty zavdannja na počatku robočogo dnja ta naprykinci. Naprykinci – naviť važlyviše. Pered tym jak zakinčuvaty robotu, zakryvaty noutbuk ta vmykaty serial varto vytratyty 10 hvylyn na te, ščob peregljanuty zadači na najblyžči dni, ta vpevnytysja, ščo u vas je vse neobhidne dlja їh vykonannja v termin. Ci 10 hvylyn možuť zaoščadyty čas usim členam komandy (osoblyvo menedžeram), i značno pidvyščyty produktyvnisť kožnogo pracivnyka. 

❗️ Vykorystovujte systemu OKR

OKR (Objectives and Key Results) – systema postanovky zadač, podilena na dvi skladovi: velyki cili ta ključovi rezuľtaty. Cja systema dozvoljaje tjagnutysja do ambitnyh vysot, ne vbyvajučy motyvaciju pracivnykiv u vypadku neideaľnyh rezuľtativ.

Asana leď ne najkrašče z prodžekt-menedžment system prystosovana dlja vykorystannja OKR. Vona mistyť rozdil Goals, jakyj po suti je realizacijeju ćogo pidhodu. U ńomu vy vystavljajete globaľnu ciľ (napryklad, «Uspišno zapustyty ščotyžnevu rozsylku»), a potim propysujete bažani rezuľtaty po konkretnyh zadačah (napryklad, «Rozrobyty kontent-strategiju ta golovni mesedži, Zibraty 10 000 emejliv, Otrymaty STR vyšče 3,5%»). Vidsotok vykonannja kožnoї zadači vplyvaje na zagaľnyj vidsotok po Cili. Zazvyčaj, za metodykoju OKR, Ciľ vvažajeťsja uspišnoju, jakščo bula dosjagnuta prynajmni na 70%. 

Ščob krašče zrozumity, jak budujeťsja OKR, varto poznajomytysja z gajdom po OKR vid Google.

🌟 Vykorystovujte fiľtry

Ne zavždy bazovyj vygljad programy je najzručnišym dlja korystuvača. Vse zaležyť vid specyfiky konkretnogo projektu, a takož osoblyvostej spryjnjattja konkretnoї ljudyny.

Asana daje možlyvisť sortuvaty zavdannja za datoju, projektom ta lajkamy, a takož progljadaty u vygljadi kalendarja. Možna takož vybudovuvaty kastomni fiľtry. Komuś zručniše bačyty odrazu vsi zavdannja, komuś – lyše nevykonani. Varto pogratysja z nalaštuvannjamy na počatku, ščob zrozumity jakyj vygljad zastosunku bude najzručnišym v majbutńomu.

Ce pryncypovo važlyvo, aby potim ne gubyty zavdannja prosto čerez te, ščo vony buly nepravyľno vidfiľtrovani.

💥 Obyrajte: kanban-doška abo Timeline

Okremi projekty možna vesty v režymi kanban. Tobto rozdilyty ciľ na etapy, i «peretjaguvaty» po nyh zadači u miru perehodu z odnogo pidrozdilu v inšyj. Ce dozvoljaje bačyty projekt niby zdaleku, ta rozumity na jakomu etapi kožne zavdannja.

Cej režym dostupnyj v Asana, jakščo natysnuty na vkladennja Boards vseredyni projektu. Vodnočas «došky» možna vykorystovuvaty j prosto dlja sortuvannja zavdań, ne vdajučyś do rozdilennja na etapy. Ce tež zručnyj sposib vizualizaciї potočnyh taskiv.

Inšyj variant — Timeline, pevnyj analog diagramy Ganta. Golovna syla Timeline — vybudovuvannja zaležnostej miž zadačamy ta švydke redaguvannja u vypadku buď-jakyh zmin. Dedlajny zavždy plyvuť, i Asana v režymi drag-n-drop dozvoljaje peretjagnuty zavdannja razom iz zaležnymy taskamy, jaki pidtjagnuťsja avtomatyčno.

Na vyhodi otrymujemo hronologičnyj vygljad projektu, v jakomu možna legko pobačyty vsi krytyčni punkty ta vidreaguvaty na reaľni zminy po hodu vykonannja robit.

🔥 Zapobigajte vygorannju zavdjaky Workload

Odna z unikaľnyh fišok Asana — funkcija Workload. Vona dostupna v rozdili Portfolio. Workload dozvoljaje na vidrizku času podyvytysja zavantaženisť kožnogo pracivnyka, j ocinyty perspektyvy projektiv v cilomu. Tam že možna švydko vidredaguvaty zavdannja, ščob optymizuvaty resursy.

Golovna syla Workload — vin ocinjuje, čy ne perevantažujuťsja okremi pracivnyky. Koly vony otrymujuť zabagato zadač vodnočas, grafik staje červonym i sygnalizuje, ščo tut varto čekaty problem. Jakščo ljudyna perepraćovuje — ce nezminno vede do vygorannja. Osoblyvo v umovah viddalenoї roboty, koly pidtrymuvaty komandnyj duh ta motyvaciju značno važče, niž v kolektyvi ljudej, jaki postijno bačať odne odnogo.

Workload — dovoli prostyj, ale efektyvnyj instrument, jakyj može zapobigty značnym problemam, jaki vdarjať po komandi v majbutńomu.

⏳ Vykorystovujte treking času ta inši integraciї

Odna z golovnyh problem viddalenoї roboty – nemožlyvisť kontroljuvaty skiľky času kožnyj pracivnyk vytračaje na vykonannja zavdannja. Ce staje osoblyvo krytyčnym, koly oplata praci pogodynna, abo ž menedžer maje zvituvatysja pered zamovnykom za konkretnu kiľkisť vytračenogo času po projektu.

Asana može vykorystovuvaty čyslennu kiľkisť zručnyh integracij, sered jakyh i treking času. 

Tajm-treking na počatku može zdatysja zajvoju funkcijeju, jaka obmežuje svobodu pracivnykiv. Ale vse zaležyť vid cilej kerivnyctva ta obgovorennja novovvedennja z komandoju projektu. Bagato frilanseriv, a takož viddalenyh pracivnykiv i tak vykorystovujuť tajm-treking dlja sebe, ščob rozumity produktyvnisť ta ocinjuvaty svij zarobitok. Oblik času vseredyni projektu prosto systematyzuje ci procesy, j dasť vsim prozori dani pro efektyvnisť roboty kožnogo pracivnyka.

Okrim togo, Asana dozvoljaje integruvaty inši rišennja, jaki staly standartom industriї na cej moment. Zokrema servis videokonferencij Zoom. A takož poštovi systemy Gmail, Outlook, korporatyvnyj mesendžer Slack, JIRA toščo.