Aa Aa Aa
Aa Aa Aa
Pročytaty vgolos
Zupynyty čytannja

Jak staty produktyvniše, vykorystovujučy lyše robočyj email

Як стати продуктивніше, використовуючи лише робочий email

Email-skryńka može staty jak golovnym pomičnykom, tak i pryčynoju spravžńogo stresu — osoblyvo jakščo jdeťsja pro roboče lystuvannja. Ščo robyty u takomu vypadku ta jak zapobigty možlyvym ryzykam dlja svojeї produktyvnosti? Na časi z usim rozibratysja
Email-скринька може стати як головним помічником, так і причиною справжнього стресу — особливо якщо йдеться про робоче листування. Що робити у такому випадку та як запобігти можливим ризикам для своєї продуктивності? На часі з усім розібратися
Читати кирилицею

Speciaľni možlyvosti

Pročytaty vgolos
Zupynyty čytannja
Kontrastna versija
  Чи не головна проблема з електронною поштою полягає в тому, що деякі з нас ще памятають, коли концепція цифрового надсилання листа по всьому світу за лічені секунди була науковою фантастикою. Email був винайдений, щоби підвищити нашу ефективність і продуктивність. Але зараз кореспонденції суттєво побільшало, а листи інколи перетворюються на безкінечні ланцюжки пересилань та повідомлень-відповідей. Відтак замість спрощувати життя, електронна пошта перетворила наш робочий графік на суцільний кошмар. Нижче наведено три прості поради, які допоможуть вам уникнути хаосу в поштовій скриньці. Крок перший: Перетворіть теку вхідних повідомлень на інструмент для керування завданнями та вашими цілями на поточний день. Як і більшість речей у нашому житті, коли йдеться про керування своїми завданнями, ми говоримо про використання якихось окремих додатків чи календарів, які допомагають розібратися з розкладом чи скласти список завдань. Проте можна піти іншим шляхом і максимально уникати зайвих програм. Достатньо лише скористатися розділом Вхідні у вашому обліковому записі електронної пошти. Завдання можна створювати та пересилати одне одному у вхідних повідомленнях. Щоби повідомлення чи лист-нагадування зникли зі вхідних, треба буде його виконати або делегувати (читай — переслати) тому, хто має виконувати це завдання та прозвітувати вам про результати зробленої роботи. Так вхідну кореспонденцію можна перетворити на головного помічника. Крок другий: Відповідайте швидко та впевнено. Маючи під руками смартфон ледь не 90% часу протягом дня (будьмо відвертими: кожен із нас постійно або тримає смартфон, або кладе десь поблизу себе), ми часто відкладаємо листи в бік, сподіваючись відповісти на них трохи згодом. Але правда життя полягає у тому, що відповідати на всі вхідні запити слід якомога швидше і коротше. Насправді, якщо вам надходить вхідний запит чи пропозиція, то найчастіше варіантами відповіді будуть Так, давайте призначимо зустріч чи дзвінок, Ні, нас це не цікавить або надайте будь ласка більше інформації, щоби можна було зрозуміти контекст вашого запиту та те, чим ми можемо бути корисними одне одному. Чіткість, вичерпність — та можливість одразу перейти до дій, а не до безкінечного обміну листами. Саме цього від вас очікують ті, хто вам написав (та й ви самі цього хочете від свого використання електронної скриньки). Крок третій: Налаштуйте клавіатурні скорочення для взаємодії з листами. Насправді, якщо добре постаратися, то 90% листів можна автоматизувати за рахунок використання клавішних скорочень та шаблонів. Причина проста: переважну частину листів ви повторюєте щоденно практично без змін. Є чимало речей, слів та фраз, які ви говорите кілька разів протягом дня. Налаштуйте ярлики для цих фраз. Візьміть власні загальні відповіді та налаштуйте ярлик у налаштуваннях зі створенням коротких листів чи реакцій, щоби відповісти швидко з використанням типових фраз, блоків тексту чи надсиланням вже готових чернеток з мінімальними коригуваннями у них. У підсумку можемо порадити: зясуйте способи відповісти людям швидко і ретельно. Якщо ви зможете відповісти на кожну електронну пошту і при цьому бути ефективними, лаконічними та вичерпними, то ваша поштова скринька більше не буде для вас тягарем, а стане надійним помічником.
07.02.2019,12:00
0
Unsplash
Реклама 👇 Замовити

Čy ne golovna problema z elektronnoju poštoju poljagaje v tomu, ščo dejaki z nas šče pam’jatajuť, koly koncepcija cyfrovogo nadsylannja lysta po vśomu svitu za ličeni sekundy bula naukovoju fantastykoju. Email buv vynajdenyj, ščoby pidvyščyty našu efektyvnisť i produktyvnisť. Ale zaraz korespondenciї suttjevo pobiľšalo, a lysty inkoly peretvorjujuťsja na bezkinečni lancjužky peresylań ta povidomleń-vidpovidej. Vidtak zamisť sproščuvaty žyttja, elektronna pošta peretvoryla naš robočyj grafik na suciľnyj košmar.

Nyžče navedeno try prosti porady, jaki dopomožuť vam unyknuty haosu v poštovij skryńci.

Krok peršyj: Peretvoriť teku vhidnyh povidomleń na instrument dlja keruvannja zavdannjamy ta vašymy ciljamy na potočnyj deń

Jak i biľšisť rečej u našomu žytti, koly jdeťsja pro keruvannja svoїmy zavdannjamy, my govorymo pro vykorystannja jakyhoś okremyh dodatkiv čy kalendariv, jaki dopomagajuť rozibratysja z rozkladom čy sklasty spysok zavdań. Prote možna pity inšym šljahom i maksymaľno unykaty zajvyh program. Dostatńo lyše skorystatysja rozdilom «Vhidni» u vašomu oblikovomu zapysi elektronnoї pošty.

Zavdannja možna stvorjuvaty ta peresylaty odne odnomu u vhidnyh povidomlennjah. Ščoby povidomlennja čy lyst-nagaduvannja znykly zi «vhidnyh», treba bude jogo vykonaty abo deleguvaty (čytaj — pereslaty) tomu, hto maje vykonuvaty ce zavdannja ta prozvituvaty vam pro rezuľtaty zroblenoї roboty. Tak vhidnu korespondenciju možna peretvoryty na golovnogo pomičnyka.

Krok drugyj: Vidpovidajte švydko ta vpevneno

Majučy pid rukamy smartfon leď ne 90% času protjagom dnja (buďmo vidvertymy: kožen iz nas postijno abo trymaje smartfon, abo klade deś poblyzu sebe), my často vidkladajemo lysty v bik, spodivajučyś vidpovisty na nyh «trohy zgodom». Ale pravda žyttja poljagaje u tomu, ščo vidpovidaty na vsi vhidni zapyty slid jakomoga švydše i korotše. Naspravdi, jakščo vam nadhodyť vhidnyj zapyt čy propozycija, to najčastiše variantamy vidpovidi buduť «Tak, davajte pryznačymo zustrič čy dzvinok», «Ni, nas ce ne cikavyť» abo «nadajte buď laska biľše informaciї, ščoby možna bulo zrozumity kontekst vašogo zapytu ta te, čym my možemo buty korysnymy odne odnomu». Čitkisť, vyčerpnisť — ta možlyvisť odrazu perejty do dij, a ne do bezkinečnogo obminu lystamy. Same ćogo vid vas očikujuť ti, hto vam napysav (ta j vy sami ćogo hočete vid svogo vykorystannja elektronnoї skryńky).

Krok tretij: Nalaštujte klaviaturni skoročennja dlja vzajemodiї z lystamy

Naspravdi, jakščo dobre postaratysja, to 90% lystiv možna avtomatyzuvaty za rahunok vykorystannja klavišnyh skoročeń ta šabloniv. Pryčyna prosta: perevažnu častynu lystiv vy povtorjujete ščodenno praktyčno bez zmin. Je čymalo rečej, sliv ta fraz, jaki vy govoryte kiľka raziv protjagom dnja. Nalaštujte jarlyky dlja cyh fraz. Viźmiť vlasni zagaľni vidpovidi ta nalaštujte jarlyk u nalaštuvannjah zi stvorennjam korotkyh lystiv čy reakcij, ščoby vidpovisty švydko z vykorystannjam typovyh fraz, blokiv tekstu čy nadsylannjam vže gotovyh černetok z minimaľnymy koryguvannjamy u nyh.

U pidsumku možemo poradyty: z’jasujte sposoby vidpovisty ljudjam švydko i reteľno. Jakščo vy zmožete vidpovisty na kožnu elektronnu poštu i pry ćomu buty efektyvnymy, lakoničnymy ta vyčerpnymy, to vaša poštova skryńka biľše ne bude dlja vas tjagarem, a stane nadijnym pomičnykom.

Džerelo: Inc.

Jakščo vy znajšly pomylku, buď laska, vydiliť fragment tekstu ta natysniť Ctrl Enter.

Dodaty komentar

Takyj e-mail vže zarejestrovano. Skorystujtesja Formoju vhodu abo vvediť inšyj.

Vy vkazaly nekorektni login abo paroľ

Vybačte, dlja komentuvannja neobhidno uvijty.
Šče
Vy čytajete sajt ukraїnśkoju latynkoju. Podrobyci v Manifesti
Hello. Add your message here.

Povidomyty pro pomylku

Tekst, jakyj bude nadislano našym redaktoram: