fbpx
Aa Aa Aa
Aa Aa Aa
Pročytaty vgolos
Zupynyty čytannja

Žyttja bez paperu v ofisi — dosvid kraїn ta kompanij

Життя без паперу в офісі — досвід країн та компаній

Paperovi dokumenty, dovidky, kopiї ta kvytanciї ne dajuť spokijno žyty vašym kolegam, buhgalteram ta kerivnyctvu? Možlyvo, tomu, ščo nadvori — 2018 rik, i paperove «carstvo» slid zaminyty na elektronni tehnologiї. Sprobujemo rozibratysja, čy možlyve žyttja bez stosiv paperu na robočomu stoli
Паперові документи, довідки, копії та квитанції не дають спокійно жити вашим колегам, бухгалтерам та керівництву? Можливо, тому, що надворі — 2018 рік, і паперове «царство» слід замінити на електронні технології. Спробуємо розібратися, чи можливе життя без стосів паперу на робочому столі
Читати кирилицею

Speciaľni možlyvosti

Pročytaty vgolos
Zupynyty čytannja
Kontrastna versija
  Майже половина усього роздрукованого на папері викидається у смітник у той же чи на наступний день після друку. А якщо підрахувати цифри за рік, то виявиться, що один працівник викидає за цей період приблизно 160 кг паперових відходів. Вражають також інші дані. Йдеться про витрати на виробництво 1 тонни паперу. Для її виготовлення вирубують мінімум 17 дерев. А якщо порахувати й інші ресурси — 4 тис кВт електроенергії, 240 л палива й 26 тис л води — цифри приголомшують. Зростають і обсяги використання паперу — за останнє 20-річчя вони збільшилися на чверть. Де можна повністю відмовитися від паперу, а де – зменшити його використання до мінімуму? Що у цьому напрямі можна на рівні держави, у власній компанії, на своєму робочому місці й удома? Показовий досвід електронного врядування – у Австрії. Завдяки запровадженим в країні сервісам будь-яку довідку чи документ можна отримати онлайн. А для того, щоби переконати людей більше користуватися такими нововведеннями, застосовуються часові переваги. Наприклад, за запитом надходить перший лист із потрібним документом. Якщо користувач не відкриває його протягом 7 днів, йому надсилають лист повторно. І тільки за умови, другий не було прочитано протягом 30 днів, людина отримує паперовий аналог. Результат впровадження електронного врядування в Австрії – економія 60 тонн паперу щорічно. Україна ж, хоч і не може поки похвалитися повноцінним електронним урядом, теж має деякі переваги у цій галузі. Наприклад, уже декілька років ефективно працює система ProZorro, яка повністю замінила паперові державні тендери електронними закупівлями. Проводити електронні перевірки має намір і податкова, яка планує планує почати перевірки бізнесу онлайн вже у 2018 році. Величезні стоси документів, шафи з теками, кімнати, задіяні під архіви — така ситуація знайома чи не кожній компанії. Але тенденції змінюються. Бізнес уже відмовляється від паперових бізнес-процесів і замінює їх на електронні. Протягом 2017 року понад 18 тис компаній почали обмінюватися електронними документами, і це тільки ті, які використовують онлайн-сервіс Вчасно. За цей період у сервісі було сформовано 380 тис документів. Якщо ж говорити про фінансову економію, то тільки за один місяць користування електронним документообігом торговельний майданчик Zakupki.Prom.ua зекономив понад 200 тис грн. За умови паперового документообігу ці гроші були би витрачено на папір та поштові операції. Обсяги використання паперу у 3,5 рази вдалося скоротити автотранспортній компанії Delivery. Завдяки переходу на електронні документи вони не тільки заощадили кошти й ресурси, а врятували принаймні кілька десятків дерев. Використовувати менше паперу можна не тільки на рівні держави чи у великих компаніях. Це може робити й кожен із нас у повсякденному житті. Наприклад, збираючись у кіно чи на концерт, можна купувати онлайн-квитки й на вході показувати їх на телефоні. Нотатники, щоденники і блокноти для записів теж можна поступово прибирати з обігу. Нині є чимало додатків для смартфонів для планування та нотаток на будь-який смак. Якщо ж повністю відмовитися від використання паперу повністю немає змоги, варто замислитися про його друге життя. Можна дуже швидко сформувати звичку викидати паперові відходи в окремий контейнер, а потім здавати його на подальшу переробку, а не просто викидати у смітник. Вже сьогодні можна почати життя без паперу. Принаймні, можна вже починати поступово від нього відмовлятися. Просто коли ж ви знову захочете почати новий блокнот, а рука потягнеться роздрукувати щось без нагальної потреби, памятайте  –  є чимало ефективних способів занотувати чи прочитати це в електронному форматі.

Zvyčnyj papir — nepomitni vtraty

Majže polovyna uśogo rozdrukovanogo na paperi vykydajeťsja u smitnyk u toj že čy na nastupnyj deń pislja druku. A jakščo pidrahuvaty cyfry za rik, to vyjavyťsja, ščo odyn pracivnyk vykydaje za cej period pryblyzno 160 kg paperovyh vidhodiv.

Vražajuť takož inši dani. Jdeťsja pro vytraty na vyrobnyctvo 1 tonny paperu. Dlja її vygotovlennja vyrubujuť minimum 17 derev. A jakščo porahuvaty j inši resursy — 4 tys kVt elektroenergiї, 240 l palyva j 26 tys l vody — cyfry prygolomšujuť. Zrostajuť i obsjagy vykorystannja paperu — za ostannje 20-riččja vony zbiľšylysja na čverť.

De možna povnistju vidmovytysja vid paperu, a de – zmenšyty jogo vykorystannja do minimumu? Ščo u ćomu naprjami možna na rivni deržavy, u vlasnij kompaniї, na svojemu robočomu misci j udoma?

Uprovadžennja elektronnogo vrjaduvannja

Pokazovyj dosvid elektronnogo vrjaduvannja – u Avstriї. Zavdjaky zaprovadženym v kraїni servisam buď-jaku dovidku čy dokument možna otrymaty onlajn. A dlja togo, ščoby perekonaty ljudej biľše korystuvatysja takymy novovvedennjamy, zastosovujuťsja časovi perevagy.

Čytajte takož: Pryklad dlja Ukraїny — čym vabyť elektronna Estonija

Napryklad, za zapytom nadhodyť peršyj lyst iz potribnym dokumentom. Jakščo korystuvač ne vidkryvaje jogo protjagom 7 dniv, jomu nadsylajuť lyst povtorno. I tiľky za umovy, drugyj ne bulo pročytano protjagom 30 dniv, ljudyna otrymuje paperovyj analog. Rezuľtat vprovadžennja elektronnogo vrjaduvannja v Avstriї – ekonomija 60 tonn paperu ščorično.

Ukraїna ž, hoč i ne može poky pohvalytysja povnocinnym elektronnym urjadom, tež maje dejaki perevagy u cij galuzi. Napryklad, uže dekiľka rokiv efektyvno pracjuje systema ProZorro, jaka povnistju zaminyla paperovi deržavni tendery elektronnymy zakupivljamy. Provodyty elektronni perevirky maje namir i podatkova, jaka planuje planuje počaty perevirky biznesu onlajn vže u 2018 roci.

Perehid biznesu na elektronnyj dokumentoobig

Velyčezni stosy dokumentiv, šafy z tekamy, kimnaty, zadijani pid arhivy — taka sytuacija znajoma čy ne kožnij kompaniї. Ale tendenciї zminjujuťsja. Biznes uže vidmovljajeťsja vid paperovyh biznes-procesiv i zaminjuje їh na elektronni.

Protjagom 2017 roku ponad 18 tys kompanij počaly obminjuvatysja elektronnymy dokumentamy, i ce tiľky ti, jaki vykorystovujuť onlajn-servis «Včasno». Za cej period u servisi bulo sformovano 380 tys dokumentiv.

Žyttja bez paperu v ofisi — dosvid kraїn ta kompanij

Jakščo ž govoryty pro finansovu ekonomiju, to tiľky za odyn misjać korystuvannja elektronnym dokumentoobigom torgoveľnyj majdančyk Zakupki.Prom.ua zekonomyv ponad 200 tys grn. Za umovy paperovogo dokumentoobigu ci groši buly by vytračeno na papir ta poštovi operaciї. Obsjagy vykorystannja paperu u 3,5 razy vdalosja skorotyty avtotransportnij kompaniї Delivery. Zavdjaky perehodu na elektronni dokumenty vony ne tiľky zaoščadyly košty j resursy, a vrjatuvaly prynajmni kiľka desjatkiv derev.

Svidome vykorystannja paperu v povsjakdennomu žytti

Vykorystovuvaty menše paperu možna ne tiľky na rivni deržavy čy u velykyh kompanijah. Ce može robyty j kožen iz nas u povsjakdennomu žytti. Napryklad, zbyrajučyś u kino čy na koncert, možna kupuvaty onlajn-kvytky j na vhodi pokazuvaty їh na telefoni.

Notatnyky, ščodennyky i bloknoty dlja zapysiv tež možna postupovo prybyraty z obigu. Nyni je čymalo dodatkiv dlja smartfoniv dlja planuvannja ta notatok na buď-jakyj smak.

Jakščo ž povnistju vidmovytysja vid vykorystannja paperu povnistju nemaje zmogy, varto zamyslytysja pro jogo «druge žyttja». Možna duže švydko sformuvaty zvyčku vykydaty paperovi vidhody v okremyj kontejner, a potim zdavaty jogo na podaľšu pererobku, a ne prosto vykydaty u smitnyk.

Vže śogodni možna počaty žyttja bez paperu. Prynajmni, možna vže počynaty postupovo vid ńogo vidmovljatysja. Prosto koly ž vy znovu zahočete počaty novyj bloknot, a ruka potjagneťsja rozdrukuvaty ščoś bez nagaľnoї potreby, pam’jatajte  –  je čymalo efektyvnyh sposobiv zanotuvaty čy pročytaty ce v elektronnomu formati.

Tamara Kučugurna

Dyrektorka iz rozvytku onlajn-servisu «Včasno»

Jakščo vy znajšly pomylku, buď laska, vydiliť fragment tekstu ta natysniť Ctrl Enter.

Dodaty komentar

Takyj e-mail vže zarejestrovano. Skorystujtesja Formoju vhodu abo vvediť inšyj.

Vy vkazaly nekorektni login abo paroľ

Vybačte, dlja komentuvannja neobhidno uvijty.
Šče
Vy čytajete sajt ukraїnśkoju latynkoju. Podrobyci v Manifesti
Hello. Add your message here.

Povidomyty pro pomylku

Tekst, jakyj bude nadislano našym redaktoram: