Наталія Соколовська
Ефективний тайм-менеджмент — дуже важливий аспект успіху. Багато в кого є чудові ідеї та візії, але лише люди, які уміють управляти своїм часом, досягають успіху — це і відрізняє їх від звичайних мрійників. А допомогти вам можуть інструменти для тайм-менеджменту. Асортимент таких програм — велетенський. Існують доволі прості варіанти, а є й ті, котрі вимагатимуть від вас чимало часу та уваги. #На_часі
На часі — зміни: Ми розпочинаємо ознайомитися із ними — і зекономити собі час та нерви.
Правило «1-3-5»
Вам потрібно просто заповнювати цю форму щодня. Система заохочує ставити перед собою:
- 1 велике завдання,
- 3 середніх,
- 5 невеликих. І не більше.
Можете переформувати трохи їхній «розмір». Якщо плануєте у якийсь день виконати два великих завдань, замість одного, то змініть кількість «середніх» до одного або кількість «невеликих» до двох. Цей простий інструмент навчить вас обирати головне і другорядне у своїй роботі, — що в свою чергу підштовхне виконувати їх ретельніше і з достатнім запасом часу, не відволікаючись на сторонні, менш важливі речі.
Правило «57-17»
Цю закономірність описала Джулія Гіффорд, яка провела експеримент для сайту із пошуку роботи The Muse. Поведінку низки осіб проаналізували за допомогою програми, яка відслідковувала спосіб проведення їхнього часу та звички.
Виявилося, що найпродуктивніші працівники працювали близько 52 хв, після чого приблизно 17 хв відпочивали. Відрізки часу у 52 хвилини, однак, потрібно використовувати продуктивно, «не відводячи очей від екрану». Тоді перерва у 17 хв допоможе переключитися на наступний етап інтенсивної праці. Таке правило може стати у нагоді тим, чия робота вимагає сильної концентрації.
«7 хвилин життя»
Якщо коротко, то правило «7 хвилин життя» вимагає від вас присвятити 1% вашого для плануванню:
- 7 хвилин зранку,
- 7 хвилин ввечері.
Використовуючи ці 14 хвилин, аби впорядкувати свій день, ви зможете продуктивніше працювати. Для цього вам необхідно лише один раз створити зранку список завдань, а потім ввечері підбивати підсумки — позначити, що зроблено, а що ні — та скласти план на наступний день. Це правило стане в нагоді заклопотаним підприємцям, які впродовж дня не знають, за що краще взятися і починають робити все одночасно.
Bullet Journal
BuJo, або Bullet Journal — система для щоденних нотаток, яка допоможе вам організувати день та впорядкувати завдання. Принцип складається з модулів для збору для ранжування специфічних видів інформації. Ви самі можете адаптовувати модулі під ваші індивідуальні потреби. Систему розробив дизайнер Райдер Керол:
Планер для креативних
Інструмент Tomighty менш дріб’язковий і «дисциплінований», ніж інші. Це — альтернатива стандартним спискам справ, які треба виконати за певний проміжок часу. Автор — Дейв Лі — вірить, що творчим особистостям потрібно задавати лише сферу, напрямок роботи, а не вдаватися заздалегідь в його деталі. Мовляв, стандартні інструменти для планування часу лише можуть «вбити» ту чи іншу велику ідею, якщо виділяти на дрібниці надто багато уваги та часу.
Лі пропонує діяти таким чином:
- Спершу потрібно обрати 5 важливих напрямків — один на кожен день тижня.
- Потім треба продумати, якого результату слід досягнути під кінець тижня.
- Далі трохи детальніше — обрати три результати, яких варто досягнути під кінець дня.
- Працювати потрібно у сесіях — по 25 хвилин, з перервами між ними.
- Щодня ви працюєте лише над одним напрямком.
- Тримайте в голові й на паперах мінімум інформації, яка справді необхідна для виконання проекту, не завалюйте ваш план дрібними нотатками й надлишковими деталями.
- Інформація, яка не надто критична для досягнення результату у день роботи — переноситься на потім.
- Завжди пам’ятайте про пріоритети дня і тижня.
Цей інструмент стане в нагоді людям творчих професій — письменникам, акторам, дизайнерам — власне тим, чия муза може взяти будь-який поворот, але все ж потрібно рухатися в правильному руслі.
Матриця Ейзенхауера
Що робити, коли не встигаєш виконати роботу? Правильно, слід її доручити комусь іншому. Зрозуміти, що саме можна делегувати, допоможе матриця Ейзенхауера, яка також відома під назвою «матриця нагальних завдань».
Вона дає змогу обрати пріоритети з-поміж ваших завдань, викинути непотрібне і делегувати те, що може зробити ваш колега чи спільник:
- Вам доведеться розбити свої завдання на 4 квадрати.
- У першому — зазначити, які саме варто виконати одразу і позначити дедлайн.
- У другому — менш важливі, але все ж пріоритетні. Додайте їх у свій календар.
- Третій — також важливі, але їх може теоретично виконати хтось інший.
- Четвертий — неважливі та не надто нагальні завдання, які можна взагалі відкласти на «колись потім».
Ця система пасуватиме тим, кому доводиться щодня справлятися з дуже різнобічним «асортиментом» робочих завдань — а ще буде корисною менеджерам, яким потрібно правильно скоординувати робочий процес.